blog banner canavi blog banner canavi

10 lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email các ứng viên nên nằm lòng

Không giống như nộp hồ sơ trực tiếp, cách nộp hồ sơ online có nhiều đặc thù khác lạ hơn rất nhiều. Để không bị đánh giá là thiếu thành tâm, có rất nhiều nguyên tắc bạn cần phải tuân theo khi gửi hồ sơ xin việc theo cách này. Dưới đây là những lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email mà các ứng viên nên nằm lòng.

1. Hồ sơ xin việc phải đảm bảo các nội dung theo yêu cầu của nhà tuyển dụng

Nếu nhà tuyển dụng đưa ra các nội dung cần thiết cho một bộ hồ sơ hoàn chỉnh thì bạn nên tuân thủ các yêu cầu này của nhà tuyển dụng. Còn nếu nhà tuyển dụng không đưa ra một gợi ý rõ ràng nào thì bạn nên chuẩn bị hồ sơ theo các nội dung sau:

  • Đơn xin việc

  • CV xin việc

  • Sản phẩm cá nhân

  • Văn bằng chứng chỉ

  • Hình ảnh cá nhân


Hãy nhớ đính kèm đầy đủ file

2. Tiêu đề Email

Nhà tuyển dụng luôn có khối lượng công việc vô cùng lớn để giải quyết. Nếu tiêu đề email của bạn không thể hiện được rõ nội dung của lá thư sẽ rất dễ bị nhà tuyển dụng “lãng quên” hoặc đưa vào danh mục “không quan trọng” để giải quyết sau cùng. Vì thế, hãy gây sự chú ý với nhà tuyển dụng bằng nguyên tắc viết tiêu đề email: [Tên vị trí ứng tuyển] - [Họ và tên ứng viên]. Khi nhận được lá thư có tiêu đề rõ ràng như thế này, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng xử lý và phản hồi cho bạn. Tuyệt đối sử dụng các tiêu đề chung chung như: “hồ sơ xin việc”, “gửi cv”, “xin việc”, “ứng tuyển marketing”...

3. Địa chỉ email nghiêm túc

Bạn nên sử dụng những sử dụng những địa chỉ email chuyên nghiệp và dễ nhớ để gửi hồ sơ cho nhà tuyển dụng. Tốt hơn hết là lấy địa chỉ mail theo họ tên của bạn và kèm theo một yếu tố phụ nào đó như ngày tháng năm sinh, nghề nghiệp hay quê quán. Chẳng hạn như: tranlinhdan.marketing@gmail.com; ngoquochuy.1993@gmail.com;…

4. Chữ ký email chuyên nghiệp

Để tạo sự chuyên nghiệp cho email xin việc của mình, bạn nên sử dụng chữ kí cho email của mình. Nội dung này thường bao gồm chứa một số thông tin cá nhân để nhà tuyển dụng có thể liên lạc lại với bạn sau khi nhận email. Đây cũng là một cách để đánh giá cách làm việc của ứng viên, do vậy, bạn nên tạo chữ ký email thật nghiêm túc:

  • Họ và tên của ứng viên

  • Đơn vị đang công tác hoặc số điện thoại

  • Số điện thoại liên hệ

  • Hình ảnh cá nhân

Bạn không nên chèn thêm các câu từ hay lời thơ không phù hợp với nội dung của lá thư.

5. Chỉ gửi cho một nhà tuyển dụng

Bạn có quyền lựa chọn cho mình một công việc tốt nhất nhưng bạn không nên gửi một email xin việc cho nhà tuyển dụng. Có thể nhà tuyển dụng sẽ loại ngay đồ sơ của bạn hoặc đánh giá không cao khi phát hiện bạn gửi cc hay bcc (thêm người nhận) trong email. Nếu muốn gửi cho nhiều nhà tuyển dụng, hãy chịu khó soạn các email riêng biệt.

6. Các tệp đính kèm

Cũng giống như tiêu đề email, tên các tệp đính kèm cần có sự rõ ràng, cụ thể để nhà tuyển dụng không bị nhầm lẫn giữa các tệp với nhau. Do đặc thù của việc gửi hồ sơ online nên tốt hơn hết, bạn hãy cho tất cả các giấy tờ trong hồ sơ vào một tập tin duy nhất và lưu dưới dạng PDF.

Ngoài ra, bạn có thể nộp hồ sơ dưới dạng các tập tin riêng lẻ nhưng chúng phải được nén dưới dạng *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định được window hỗ trợ mà không cần phải sử dụng các chương trình giải nén khác. Bạn nên cho tất cả các tập tin vào chung một thư mục và đặt tên cụ thể cho hồ sơ.

7. Dung lượng hồ sơ

Lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email: Tổng dung lượng đính kèm qua email không nên vượt quá 1MB. Nếu vượt quá quy định này, bạn nên tìm cách giảm dung lượng của các tệp đính kèm, chẳng hạn như kích thước hình ảnh, loại bỏ những nội dung không quan trọng hoặc không mang lại nhiều giá trị.

8. Phải soạn thảo nội dung cho email

Điều tối kỵ khi gửi hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng trong một email không có nội dung. Bạn nên soạn cho mình một lá thư chỉnh tề, ngắn gọn và gợi mở về kinh nghiệm làm việc, sự tương đồng giữa năng lực làm việc với vị trí ứng tuyển và gửi gắm nguyện vọng đến nhà tuyển dụng. Để lá thư được chuyên nghiệp hơn, bạn nên kiểm tra các lỗi chính tả, câu từ, ngữ pháp, khoảng trắng và cách sử dụng các dấu câu trong nội dung lá thư.


Hãy nhớ soạn thảo nội dung trước khi gửi nhé

Viết CV và đơn xin việc đã khó rồi, với nội dung lá thư gửi hồ sơ xin việc còn khó hơn. Chỉ với vài dòng ngắn ngủi nhưng ngòi bút của bạn phải hướng nhà tuyển dụng đến mục đích của mình là “xem xét hồ sơ”. Sẽ thất bại nếu như bạn sở hữu một email nhàm chán và nham nhở những lỗi sai, nhà tuyển dụng sẽ khó có hứng thú để tìm hiểu các nội dung tiếp theo trong hồ sơ xin việc của bạn. Vì vậy, bạn cần phải lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email để không phạm phải những điều cấm kỵ của nhà tuyển dụng.

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Là một chuyên viên tư vấn tuyển dụng, tôi luôn hướng đến những giá trị tốt đẹp nhất. Tôi tin rằng, những bài viết về bí quyết tìm việc, bộ câu hỏi phỏng vấn, cách phát triển kỹ năng...sẽ giúp ứng viên nhanh chóng tìm được công việc phù hợp, giúp cho nhà tuyển dụng tìm được nhân tài.

Bài viết được quan tâm

Có thể bạn sẽ thích