blog banner canavi blog banner canavi

7 nguyên tắc làm việc giúp bạn tối ưu hóa công việc hiệu quả

Bất kỳ ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, thế nhưng tối ưu hóa khoảng thời gian đó ra sao để làm việc hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa công việc đạt hiệu quả cao? Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc 7 nguyên tắc làm việc thông minh, dễ dàng.

1. Quy luật làm việc 80/20

Một trong 7 nguyên tắc làm việc hiệu quả là quy luật 80/20, trong đó 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Sử dụng quy luật này có nghĩa là bạn cần giảm đến mức tối thiểu thời gian bỏ ra để đạt năng suất công việc cao nhất, sao cho 20% việc bạn làm sẽ tạo ra 80% kết quả. Để làm được điều này bạn hãy cắt giảm mọi thứ không trực tiếp dẫn đến kết quả cuối cùng.

7 nguyên tắc làm việc giúp bạn tối ưu hóa công việc hiệu quả
Quy luật 80/20

Bạn có thể áp dụng quy luật làm việc 80/20 bằng cách:

  • Giảm thời gian dành cho email để đầu tư vào những điều quan trọng hơn.

  • Nói “không” với những người hứa hẹn nhiều nhưng không mang lại lợi ích cho bạn.

  • Tập trung vào công việc quan trọng, những thứ ít quan trọng hơn thực hiện sau.

2. Định luật Parkinson

Định luật Parkinson có viết “Công việc luôn chiếm đủ thời gian đã được ấn định cho nó”. Điều này có nghĩa là nếu bạn được cho năm giờ để hoàn thành một dự án thì bạn sẽ phải hoàn thành nó sau năm giờ. Nhưng cũng cùng một công việc đó, nếu bạn buộc phải làm xong trong 3 giờ thì áp lực thời gian sẽ khiến bạn phải cố gắng hết sức để hoàn thành đúng hạn. Đồng thời nếu cho bạn 10 giờ để hoàn thành công việc thì bạn kéo dài ra để chiếm đủ thời gian.

Vì vậy, cách tốt nhất đó là bạn hãy tập trung vào công việc đang làm, giảm bớt thời gian làm việc để nhằm rút gọn công việc mà vẫn đạt hiệu quả cao.

Bạn có thể ứng dụng định luật này bằng cách:

  • Hẹn một khoảng thời gian hợp lý: Ví dụ dành 90 phút để hoàn thành một công việc cụ thể. Khi đồng hồ hẹn giờ kêu bạn sẽ cố gắng nghĩ nhanh hơn mà không lãng phí thời gian.

  • Chia nhỏ công việc lớn thành các công việc nhỏ khác nhau: Bạn từng bước hoàn thành những công việc nhỏ một rồi dần dần hoàn thành công việc lớn.

7 nguyên tắc làm việc giúp bạn tối ưu hóa công việc hiệu quả
Hãy đặt ra khoảng thời gian phù hợp cho các công việc khác nhau nhé

3. Quản trị năng lượng

Nguyên tắc này buộc bạn phải nghĩ đến kết quả công việc như là một chức năng của năng lượng chứ không phải là thời gian bỏ ra. Làm việc một cách say mê trong một thời gian ngắn sẽ giúp bạn đạt kết quả công việc cao hơn là bạn làm việc cả ngày trong tình trạng mệt mỏi. Vì vậy, bạn hãy:

  • Nỗ lực làm việc hết sức mình: Bạn hãy phân chia thời gian nghỉ ngơi, thời gian tập trung làm việc một cách rạch ròi để chúng không xâm phạm lẫn nhau.

  • Nghỉ ngơi, thư giãn hợp lý: Việc bạn bắt bản thân mình biến thành nô lệ cho công việc sẽ càng tạo ra hiệu quả ít hơn. Do đó, bạn hãy ăn uống đầy đủ, tập thể dục và nghỉ ngơi hợp lý.

4. Dùng những công cụ sắc bén

Quy luật này có nghĩa là bạn đừng mất thời gian cho những việc mà bạn không thể hoàn thành chúng một cách xuất sắc, hãy dành công việc ấy cho những người giỏi hơn bạn về lĩnh vực đó. Đồng thời những lĩnh vực bạn quan tâm, bạn thực sự yêu thích thì hãy trau dồi khả năng để vượt mức yêu cầu đặt ra. Đây cũng là một trong 7 nguyên tắc làm việc giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách nhanh nhất.

5. Trong 1 thời điểm, chỉ tập trung vào một công việc

Bạn hãy đảm bảo rằng khi làm việc bạn dành 100% thời gian và nhiệt huyết của mình cho công việc bạn đang làm. Khi tập trung làm việc tự khắc công việc của bạn nhanh chóng được giải quyết, công việc đạt hiệu quả cao.

7 nguyên tắc làm việc giúp bạn tối ưu hóa công việc hiệu quả
Tập trung vào 1 việc trong 1 thời điểm

6. Quy luật của các con số cụ thể

Quy luật này có nghĩa là bạn hãy thường xuyên kiểm tra và theo dõi kết quả công việc mình làm được bằng những con số cụ thể. Những con số sẽ giúp bạn đánh giá tiến độ công việc đã đạt hiệu quả chưa.

7. Quy luật giới hạn của chất lượng

Để biết việc bạn làm có mang lại kết quả xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra hay không thì bạn hãy:

Đo lường sự khác biệt giữa những khoảng thời gian khác nhau mà bạn bỏ ra. Ví dụ bạn hãy tính xem nếu bạn cố gắng thì bạn có thể chỉ cần dành thời gian cho việc check email khoảng 30 phút hoặc 90 phút một ngày. Bạn hãy so sánh và đưa ra khoảng thời gian làm việc sao cho hợp lý.

So sánh khoảng thời gian để hoàn thành công việc với thời gian cần chỉnh sửa: Nếu thời gian hoàn thành công việc của bạn nhiều hơn thời gian chỉnh sửa công việc thì bạn hãy từ bỏ sớm công việc này.

Trên đây 7 nguyên tắc làm việc giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này giúp bạn đọc tham khảo biết cách tối ưu hóa công việc để đạt kết quả như mong muốn.

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Sáng tạo nội dung là một trong những nghề mang lại nhiều giá trị cho cuộc sống của tôi. Hy vọng rằng, những nội dung mà tôi truyền tải sẽ giúp các bạn trẻ mau chóng tìm kiếm được việc làm mong muốn, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được người phù hợp nhất.

Bài viết được quan tâm

Có thể bạn sẽ thích