blog banner canavi blog banner canavi

Bí mật trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự khi tuyển dụng

Phòng hành chính nhân sự là nơi loại đi hầu hết các hồ sơ xin việc của ứng viên mà không cần thông báo hay cập nhật. Vậy bí mật trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự khi tuyển dụng là gì? Dưới đây là giải đáp của Canavi cho thắc mắc của bạn.

Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự có ảnh hưởng rất lớn đến cơ hội trúng tuyển của ứng viên. Tuy nhiên, không phải ứng viên nào cũng biết cách thức hoạt động của bộ phận quan trọng này. Dưới đây là 6 bí mật của phòng hành chính nhân sự khi tuyển dụng.

1/ Có 2 quy trình tuyển dụng song song

quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Có 2 quy trình tuyển dụng song song

Không quan trọng tần suất bạn kiểm tra tin tuyển dụng, thông thường bạn khó có thể là người đầu tiên nộp đơn cho vị trí tuyển dụng. Thật vậy, vào thời điểm một công việc được đăng trực tuyến, công ty có thể đã phỏng vấn ứng viên. Đó là bởi vì thường có hai quy trình tuyển dụng: một cho ứng viên bên ngoài và hai cho theo dõi nâng cao hơn cho các ứng viên nội bộ và người được giới thiệu bởi nhân viên nội bộ, người đáng tin cậy trong ngành.

Hai quy trình tuyển dụng này được thực hiện nghiêm ngặt trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự tại các công ty, tổ chức. Điều bạn cần phải làm là kiểm tra các tin tuyển dụng trong lĩnh vực của bạn một cách thường xuyên và xây dựng các mối quan hệ mật thiết trong lĩnh vực. Đồng thời, nếu bạn đang muốn đổi việc hoặc đang thất nghiệp, hãy để bạn bè và các mối quan hệ trong lĩnh vực biết bạn đang muốn có một công việc. Điều này sẽ giúp bạn được nhận những giới thiệu việc làm phù hợp.

2/ Phòng nhân sự bị quá tải

Sự thật là nhiều phòng hành chính nhân sự không có nhiều nhân sự trong khi phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ. Đối với bất kỳ cơ hội việc làm nào, phòng  hành chính nhân sự có thể nhận được hàng trăm đơn ứng tuyển và đôi khi là hàng nghìn đơn ứng tuyển. Đó là rất nhiều tài liệu để xem xét và quản lý.

Những gì bạn có thể làm: Hãy nhớ rằng các chuyên gia nhân sự cũng là người và cư xử khiến họ có thiện cảm sẽ giúp ích cho bạn. Do đó, trong các tương tác của bạn với bộ phận nhân sự, hãy luôn nhớ lịch sự, thân thiện và chuyên nghiệp.

3/ Có lẽ họ không đọc được sơ yếu lý lịch của bạn

Trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự, đối với những công ty doanh nghiệp có lượng hồ sơ ứng tuyển lớn, hiếm khi nhân viên phải thực hiện đánh giá trực tiếp hồ sơ. Thông thường, đối với trường hợp này, phòng hành chính nhân sự sẽ sử dụng một hệ thống đánh giá theo dõi người nộp đơn như ATS để quản lý.

Với những thuật toán có sẵn, hệ thống sẽ đánh giá xem bạn có đáp ứng được một số yêu cầu hay không. Do đó, rất có thể bạn bị loại trong khi sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc của bạn rất ấn tượng vì hệ thống đánh giá hồ sơ của bạn không phù hợp với mô tả công việc.

Những gì bạn có thể làm:

  • Khi nói đến hệ thống theo dõi ứng viên, điều quan trọng nhất cần nhớ là từ khóa.

  • Hãy chú ý đến ngôn ngữ, từ khóa cụ thể được sử dụng trong mô tả công việc và bao gồm sử dụng nguyên văn từ khóa trong hồ sơ ứng tuyển của bạn.

  • Trình bày thư xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn rõ ràng, đơn giản.

4/ Nhà tuyển dụng có thể xem xét hồ sơ mạng xã hội

quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Nhà tuyển dụng có thể xem xét hồ sơ của bạn

Ngày càng nhiều chuyên gia nhân sự xem xét hồ sơ mạng xã hội của ứng viên như một phần của quy trình tuyển dụng. Trong đó, họ có thể nhìn vào:

  • Facebook

  • Twitter

  • Instagram

  • Và các hồ sơ truyền thông xã hội khác của bạn.

Không ít nhà tuyển dụng đã từ chối các ứng viên dựa trên thông tin được phát hiện trên hồ sơ mạng xã hội. Do đó, điều bạn có thể làm là:

  • Sắp xếp hồ sơ mạng xã hội của bạn trước khi bắt đầu xin việc.

  • Xóa hoặc ẩn bất kỳ nội dung thể hiện sự không chuyên nghiệp, những tình huống không hay ho.

  • Nếu nghi ngờ, hãy đặt hồ sơ của bạn ở chế độ riêng tư để chúng không hiển thị công khai.

5/ Họ có thể nhìn thấy bạn đã gửi bao nhiêu đơn ứng tuyển

quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy bạn đã gửi bao nhiêu đơn ứng tuyển

Trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự khi tuyển dụng, họ có thể sử dụng các phần mềm để kiểm soát được bạn đã gửi bao nhiêu đơn ứng tuyển.

Ứng tuyển cho quá nhiều công việc, đặc biệt là một loạt vị trí có thể là dấu đen trong hồ sơ của bạn vì:

  • Điều này không phản ánh sự nhiệt tình của bạn với công ty.

  • Nó chỉ thể hiện sự tuyệt vọng, thiếu tập trung và thiếu đam mê.

  • Các nhà tuyển dụng không muốn ai đó sẽ làm bất kỳ công việc nào.

  • Họ đang tìm kiếm một người đam mê một vị trí cụ thể.

Do đó, điều bạn cần làm để ghi điểm trong quy trình này là:

  • Ứng tuyển càng ít vị trí càng tốt.

  • Cần phải có chiến lược cụ thể cho các vị trí ứng tuyển.

  • Chỉ nhắm mục tiêu các công việc mà bạn đam mê và có trình độ nhất.

6/ Họ tiến hành kiểm tra tham chiếu thông tin của bạn

quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Nhà tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra tham chiếu thông tin của bạn

Trong CV xin việc, bạn thường liệt kê từ 1 đến 2 người tham chiếu. Đừng dại dột nghĩ rằng đây là những người duy nhất mà phòng nhân sự sẽ kiểm tra về lý lịch của bạn.

Nhiều bộ phận nhân sự có thể, mà không cần thông báo trước, tiếp cận với đồng nghiệp, khách hàng cũ, nhà tuyển dụng trước đây và các kết nối chuyên nghiệp khác để tìm hiểu thêm về bạn.

Những gì bạn có thể làm:

  • Rõ ràng, bạn muốn chỉ bao gồm những người ủng hộ lớn nhất của bạn trong danh sách tham chiếu chính thức của bạn.

  • Cố gắng có một lịch sử làm việc sạch sẽ, có uy tín và duy trì kết nối vững chắc với các chủ nhân và đồng nghiệp trong quá khứ.

Trên đây là 6 bí mật trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự khi tuyển dụng. Chúc bạn phỏng vấn thành công.

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Tìm kiếm việc làm luôn là quá trình gian nan với nhiều bạn trẻ mới ra trường. Theo đó, nhà tuyển dụng cũng gặp những khó khăn nhất định khi tìm kiếm nguồn nhân lực. Hy vọng rằng những bài viết mà tôi cung cấp về bí kíp chuẩn bị hồ sơ xin việc, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng tìm kiếm nhân sự...sẽ mang lại giá trị to lớn cho bạn.

Bài viết được quan tâm

Có thể bạn sẽ thích