blog banner canavi

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản là trợ thủ đắc lực cho công việc của bạn

Máy tính và Internet đang là công cụ giúp ích rất nhiều cho công việc văn phòng. Tự trang bị cho mình các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản sẽ giúp cho các ứng viên có được một vị trí làm việc tốt với mức lương ổn định.

 

Tin học văn phòng đang dần trở thành một kỹ năng cần thiết của ứng viên mỗi khi ứng tuyển cho bất kì công việc nào. Không cần phải là người quá xuất sắc, nhưng nắm vững được các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản sẽ giúp bạn có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, đặc biệt là những phần việc liên quan đến nhập liệu hay tính toán đơn giản, gây được ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp trên trong quá trình làm việc.

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản liên quan nhiều đến việc sử dụng bộ công cụ của Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint,...và các ứng dụng hỗ trợ như Email, diệt virus. Theo thống kê, có đến 90% nhà quản lý của các công ty hàng đầu thế giới sử dụng Excel để quản trị và hơn 80% nhân viên văn phòng cho rằng PowerPoint là kỹ năng không thể thiếu khi làm việc ở công sở. Vì vậy, đừng để mình trở thành “người tụt hậu” vì không biết gì về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản này nhé!


Đừng để mình trở thành “người tụt hậu” vì không biết gì về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
 

1. Kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón tay và phím tắt

Đa phần các công việc văn phòng là nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính. Việc bạn có khả năng gõ bàn phím bằng cả 10 ngón tay sẽ giúp làm tăng tốc độ hoàn thành công việc của bạn hơn là “mổ cò” từng chữ một. Thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn cũng sẽ giúp bạn nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao của cấp trên.

Để có thể luyện tập kỹ năng gõ chữ bằng 10 ngón để tăng tốc độ gõ bàn phím, có một số phần mềm có thể được sử dụng như: Rapid Typing, 10FastFingers, Typing Karaoke, TypingWeb, BBC – Dance Mat Typing. Cùng với đó, hãy tập đặt vị trí của các ngón tay ở các vị trí để đánh các dấu và dấu đặc biệt (~,.`?@#+-...)

Ngoài ra, hãy học cách dùng các phím tắt để tăng tốc độ xử lý văn bản như Ctrl +C (copy), Ctrl + V (paste), Ctrl + P (print),...và các phím chức năng khác như Enter (xuống dòng), Backspace (quay lại), Delete (xóa),...


Đa phần các công việc văn phòng là nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính.

2. Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office

Hơn 90% công việc văn phòng đều liên quan đến sử dụng bộ công cụ Microsoft Office như nhập, xử lý văn bản, lập bảng tính, làm slide thuyết trình,... Để có các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản tốt, cần phải luyện tập sử dụng thường xuyên và thành thạo 3 công cụ chính trong bộ Microsoft Office là Word, Excel và PowerPoint.

Kỹ năng Word

Microsoft Word được biết đến là công cụ soạn thảo văn bản sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Microsoft Word cho phép người dùng xử lý các văn bản thô, thêm hiệu ứng về phông chữ, màu sắc, chèn hình ảnh và nhiều phương tiện khác như âm thanh, video để văn bản thêm đẹp mắt và phong phú. Ngoài ra, các công cụ kiểm tra chính tả hay ngữ pháp đa ngôn ngữ đi kèm tự động giúp hỗ trợ người dùng tránh việc mắc những lỗi khi xử lý văn bản.

Hiện tại, Microsoft Word có rất nhiều phiên bản khác nhau, được nâng cấp theo định kỳ của nhà phát hành Microsoft để tạo thuận lợi cho người sử dụng. Với phiên bản của Microsoft Word trước 2007, văn bản sẽ được lưu trong tệp tin có đuôi .doc, còn các phiên bản từ 2007 trở đi, văn bản sẽ được lưu trong tệp với đuôi .docx. Ngoài ra, Microsoft Word cũng có thể mở được các tệp văn bản thô đuôi .txt. và có khả năng xử lý các đoạn text liên quan đến thiết kế web như .html.

Các kỹ năng Word cơ bản là:

  • Nhập văn bản, định dạng về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, chính tả của văn bản, đoạn văn trong văn bản

  • Thiết lập và định dạng bảng biểu: Số ô, cột, dòng, chèn thêm ô, trộn ô, tách ô, định dạng màu bảng, đường viền,...

  • Chèn hình ảnh, clipart, sơ đồ, hình khối

  • Chèn ký tự đặc biệt, link web, ghi chú,...

  • Trộn văn bản

  • Bảo mật văn bản

  • Thiết lập in ấn như khổ in, lề, đánh số trang,...


Microsoft Word được biết đến là công cụ soạn thảo văn bản sử dụng phổ biến nhất hiện nay

Kỹ năng Excel

Microsoft Excel là phần mềm làm việc với bảng tính. File Excel bao gồm các ô được tạo bởi dòng số và cột chữ. Người dùng sử dụng Microsoft Excel chủ yếu để phục vụ cho công việc thống kê và tính toán. Vì vậy trong Microsoft Excel cũng có những công cụ phục vụ chính cho công việc này như xử lý bảng biểu và các hàm tính toán được thiết lập sẵn.

Các kỹ năng Excel cơ bản như:

  • Tạo bảng, định dạng các dữ liệu, kích cỡ chữ, các dòng cột, trộn, xóa,...

  • Sử dụng các hàm số để lọc dữ liệu và tính toán như: If, Sum, Average, Min, Max, Year, Month, Day, ....

  • Bộ lọc dữ liệu Filter theo yêu cầu để tìm dữ liệu nhanh

  • Vẽ biểu đồ

  • Chèn link

  • Thiết lập in và bảo mật bằng password


Microsoft Excel là phần mềm làm việc với bảng tính

Kỹ năng PowerPoint

PowerPoint là công cụ để trợ giúp nhân viên tạo các slide để trình chiếu và thuyết trình về các ý tưởng, dự án của mình. Khác với việc đọc văn bản bình thường, file văn bản bằng PowerPoint có thể tự động lật giở trang văn bản như một đoạn slide ảnh để người dùng trình bày về vấn đề của mình.

Các kỹ năng PowerPoint cơ bản như:

  • Chèn, tạo và chỉnh sửa các hình vẽ, biểu đồ

  • Sắp xếp các đoạn văn bản và hình ảnh theo trình tự hiện

  • Sử dụng các ứng dụng trình chiếu và thiết kế

  • Sử dụng hiệu ứng chuyển động

  • Chèn link

  • Xuất file thành định dạng PDF

  • Bảo mật file

3. Sử dụng email hiệu quả

Với sự phát triển của công nghệ, con người không cần phải mất thời gian và công sức mang tài liệu ra tận bưu điện để chuyển phát nữa. Hầu hết văn bản sẽ được chuyển trực tiếp và nhanh chóng thông qua email. Vì vậy, việc sử dụng email thành thạo cũng là một trong các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà nhân viên phải biết.

Các kỹ năng sử dụng email cần phải nắm rõ đó là cách để tạo thư mới, nhập địa chỉ email của người nhận, tên thư, nội dung thư, chèn file đính kèm cần thiết. Ngoài ra, công cụ mail còn cho phép người dùng có thể cài đặt chữ ký cá nhân, chế độ tự động trả lời, lọc thư, đánh dấu hoặc ưu tiên các thư quan trọng để giúp người dùng không bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.


Hầu hết văn bản sẽ được chuyển trực tiếp và nhanh chóng thông qua email

4. Sao lưu dữ liệu

Mọi tai nạn đều có thể xảy ra, nhất là khi bạn làm việc một cách “online” và hoàn toàn trên máy tính. Vì thế kỹ năng sao lưu dữ liệu cũng là kỹ năng rất cần thiết phải biết đối với người đi làm. Bạn sẽ không muốn mọi công sức của mình bỗng dưng biến mất không tăm hơi chỉ vì một cú click chuột hoặc một lần mất điện đột ngột đâu. Vì vậy, hãy tạo bản tính cẩn thận cho chính mình bằng cách sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu như USB, ổ cứng di động, đĩa CD, DVD,...hoặc các dịch vụ lưu trữ online trên mạng như Google Drive, Dropbox, Mediafire,...

5. Bảo vệ dữ liệu khỏi virus độc hại

Trong quá trình làm việc, việc nhận gửi hay truy cập bất kỳ trang web nào để tìm kiếm thông tin cũng có thể khiến bạn nhiễm các phần mềm độc hại. Việc biết sử dụng một phần mềm diệt virus sẽ giúp bảo vệ mọi dữ liệu của bạn được an toàn. Hiện nay, đã có rất nhiều phần mềm có phí và miễn phí để giúp các nhân viên văn phòng bảo vệ thiết bị của mình khỏi các phần mềm độc hại như BKAV, Kaspersky, AVG,...

Với các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản trên đây, hy vọng đã giúp các bạn có được những thông tin cần thiết và tự trau dồi kỹ năng của bản thân để làm việc hiệu quả. 

                                                                                                                                                                                                                              Canavi

Có thể bạn sẽ thích

Cẩm nang trình bày CV xin việc đầy đủ với 3 cuốn sách dưới đây

Cẩm nang trình bày CV xin việc đầy đủ với 3 cuốn sách dưới đây

Ngày nay các bạn ứng viên không khó để tạo một bản CV xin việc hoàn chỉnh, đầy đủ. Tuy nhiên, để tạo sự khác biệt ghi điểm với nhà tuyển dụng không phải là điều dễ dàng. Hôm nay, Canavi gợi ý bạn đọc 3 cuốn sách hay giúp bạn đọc có thể trình bày CV xin việc thật hoàn hảo.

Xem thêm

26/4/2019

Phát triển bản thân hoàn hảo hơn bằng cách đi bộ mỗi ngày

Phát triển bản thân hoàn hảo hơn bằng cách đi bộ mỗi ngày

Ngày nay có rất nhiều cách giúp con người chúng ta phát triển bản thân tốt đẹp hơn mỗi ngày. Bạn có thể đọc sách tăng kỹ năng tư duy, đi du lịch để lấy niềm cảm hứng làm việc, ăn uống lành mạnh để có một sức khỏe tốt… Hôm nay, Canavi xin chia sẻ với bạn đọc một cách giúp bạn vừa tạo thói quen tốt, cải thiện sức khỏe và phát triển bản thân tốt hơn mỗi ngày. Đó là việc đi bộ.

Xem thêm

26/4/2019

Bật mí cách viết mẫu CV chuẩn giúp bạn nổi bật hơn ứng viên khác

Bật mí cách viết mẫu CV chuẩn giúp bạn nổi bật hơn ứng viên khác

Bạn đang có ý định tìm một công việc mới tốt hơn công việc hiện tại đang làm. Bạn đang băn khoăn chưa biết cách viết mẫu CV chuẩn để nổi bật so với ứng viên khác. Hôm nay, Canavi sẽ  giúp bạn có cách viết mẫu CV chuẩn để nổi bật, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Xem thêm

26/4/2019

Trả lời phỏng vấn qua điện thoại có giống phỏng vấn trực tiếp không?

Trả lời phỏng vấn qua điện thoại có giống phỏng vấn trực tiếp không?

Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng tiến hành bước tiếp theo là liên hệ với ứng viên để mời đến công ty phỏng vấn. Trong đó có bạn. Bạn băn khoăn không biết trả lời phỏng vấn qua điện thoại có khác phỏng vấn trực tiếp không? Bài viết dưới đây Canavi giải đáp thắc mắc cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Có nên tạo mẫu CV xin việc đơn giản trên Powerpoint?

Có nên tạo mẫu CV xin việc đơn giản trên Powerpoint?

Hiện nay, có rất nhiều cách giúp các bạn ứng viên có thể tự tạo một mẫu CV xin việc đơn giản mà gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn có thể nhờ đến các trang website tuyển dụng, File Word, các phần mềm photoshop… Ngoài ra, nhiều bạn có thắc mắc có nên tạo CV xin việc trên Powerpoint không? Dưới đây là câu trả lời cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Nên trình bày mẫu CV xin việc dài trong 1, 2 hay 3 trang A4?

Nên trình bày mẫu CV xin việc dài trong 1, 2 hay 3 trang A4?

Ngày nay, trình bày CV xin việc chuyên nghiệp, khoa học không phải quá khó đối với các bạn trẻ khi đi xin việc. Tuy nhiên, trình bày CV xin việc như thế nào để tăng khả năng trúng tuyển thì không phải bạn nào cũng làm được. Nhiều bạn thắc mắc trình bày mẫu CV xin việc dài bao nhiêu trang là đủ? 1, 2 hay 3 trang A4? Dưới đây là câu trả lời cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Đọc sách phát triển bản thân: Khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ

Đọc sách phát triển bản thân: Khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ

Chúng ta đều biết sách là người bạn đồng hành mang lại rất nhiều lợi ích trong cuộc sống. Sách giúp ta hiểu biết hơn, mở rộng vốn từ ngữ, tăng khả năng tập trung hiệu quả… Hôm nay, Canavi chia sẻ với bạn đọc lợi ích từ việc đọc sách phát triển bản thân – khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ.

Xem thêm

25/4/2019

5 điều cần thuộc lòng nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng

5 điều cần thuộc lòng nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng

Lễ tân ngân hàng là một công việc hấp dẫn được nhiều bạn trẻ ưa thích và muốn thử sức. Nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng, các bạn trẻ cần thuộc lòng 5 điều sau đây. Cùng Canavi tìm hiểu ngay những điều này trong bài viết dưới đây.

Xem thêm

24/4/2019

Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không?

Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không?

Làm hồ sơ xin việc vốn không đơn giản, gần đây Canavi nhận được rất nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề này như: Hồ sơ xin việc bao gồm những gì? Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không? Làm thế nào để gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng?. Nếu cũng băn khoăn về điều này, hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Canavi nhé.

Xem thêm

23/4/2019

Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không?

Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không?

Xin chào chuyên mục tư vấn! Bây giờ em muốn đi công chứng sơ yếu lý lịch xin việc thì có thể ra xin dấu ở văn phòng công chứng được không. Ủy ban nhân dân thì xa chỗ em lắm, trong khi đó ngay cạnh nhà thì có một văn phòng. Em muốn đến đó làm cho nhanh chứ đi xa lại khá mất công. Chuyên mục có thể cho em biết sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không ạ? (Thanh Ngoan – Hà Nội)

Xem thêm

19/4/2019