blog banner canavi

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại: Điều gì làm nên sự khác biệt?

Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thường là một nhiệm vụ khó khăn vì không được trực tiếp gặp mặt khách, bạn dễ dàng hiểu sai ý. Sau đây là những mẹo hữu ích giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

1/ Sử dụng giọng điệu tích cực

Sử dụng giọng điệu nhiệt tình, tự nhiên và chu đáo trên điện thoại có thể giúp khách hàng cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc trò chuyện. Đây được xem là một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại đơn giản nhưng hữu hiệu.

Khi bạn trả lời điện thoại, hãy mỉm cười khi bạn chào người ở bên kia. Mặc dù có thể là một chút sáo rỗng, một nụ cười thực sự có thể được nghe qua điện thoại. Mỉm cười ngay khi bạn kết nối với khách hàng sẽ bắt đầu tương tác tích cực và tạo cơ sở cho một cuộc trao đổi thân thiện và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Sử dụng giọng điệu tích cực

Ngoài ra, hãy chú ý đến chất lượng giọng nói của bạn trong suốt cuộc gọi. Kiểm soát tốc độ nói, tông giọng của bạn. Một cá nhân trung bình nói với tốc độ 130 đến 150 từ mỗi phút. Hãy đảm bảo duy trì tỷ lệ này khi giao tiếp trên điện thoại với khách hàng.

Một giọng nói có tông giọng trẻ thường khó có thể thể hiện một hình ảnh hiểu biết, chuyên nghiệp. Trong khi đó, một giọng nói có tông giọng cao có thể phát ra âm thanh gay gắt, đặc biệt là qua điện thoại. Hãy duy trì tông giọng vừa phải mà bản thân bạn nghe tự nhiên và thích thú.

Tóm lại, kiểm soát các yếu tố này và mỉm cười sẽ đảm bảo giọng điệu tích cực trên điện thoại và sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

2/ Phát âm rõ ràng

Bất cứ khi nào bạn giao tiếp với khách hàng trên điện thoại, hãy cố gắng phát âm rõ ràng. Cụ thể, phát âm rõ chữ và sử dụng các từ và cụm từ đơn giản. Đừng sử dụng từ vựng quá phức tạp hoặc biệt ngữ. Thêm nữa, hãy tránh sử dụng tiếng lóng và từ tục tĩu.

Những điều này có thể khiến khách hàng nhầm lẫn hoặc đánh giá công ty thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhai kẹo cao su hoặc ăn trong khi trò chuyện cũng có thể dẫn đến bạn không thể nói rõ từ, gây hiểu nhầm và thiếu tôn trọng khách hàng. Vì vậy hãy tránh cả hai điều này để tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

3/ Hãy chân thành

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Hãy chân thành khi nói chuyện với khách hàng

Điều tạo ra sự khác biệt trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại chính là sự chân thành. Một cuộc nói chuyện chân thành sẽ khiến khách hàng của bạn thoải mái và dễ dàng chia sẻ, lắng nghe hơn. Để làm điều này bạn có thể:

  • Bắt đầu bằng lời chào và cố gắng tránh lời chào theo kịch bản vì hầu hết cách chào theo kịch bản sẽ tạo cảm giác giả tạo, không trung thực.

  • Bao gồm tên công ty, tên của bạn và cung cấp hỗ trợ của bạn ngay khi bạn trả lời điện thoại.

  • Nếu bạn đang nhận được một cuộc gọi được chuyển tiếp hoặc nếu bạn đang làm việc trên tổng đài, hãy nêu tên của bộ phận bạn là một phần để cung cấp cho khách hàng thông tin phù hợp. Làm điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng trao đổi và cho họ biết rằng bạn bình tĩnh và sẵn sàng giúp đỡ.

  • Khi bạn đang ở giữa cuộc trò chuyện, hãy đưa cho người ở đầu dây bên kia câu trả lời chính hãng. Hãy chắc chắn nói những từ này theo cách tích cực, vì bạn không muốn đưa bất kỳ tiêu cực nào vào trao đổi.

  • Tránh các cụm từ như “Tôi không biết”, “Tôi không thể làm điều đó”. Thay vào đó hãy chỉ định thời gian dự kiến hoàn thành một nhiệm vụ và nêu rõ những gì bạn có thể làm hơn là những gì bạn không thể làm.

Trả lời các câu hỏi của khách hàng với sự chân thành và tích cực sẽ không chỉ đáp ứng và giải đáp vấn đề của họ mà còn giúp làm dịu một người gọi tức giận.

4/ Sử dụng tên của họ

Ngay khi bạn nhận được tên của khách hàng, hãy sử dụng nó. Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy thân thiết hơn và dễ dàng chia sẻ hơn. Để ghi nhớ tên khách hàng, hãy viết tên của họ ngay lập tức xuống bất kỳ tờ giấy nào bạn có hoặc trên màn hình máy tính của bạn.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hiệu quả có thể giúp các mối quan hệ hiệu quả hơn dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và có thể tăng doanh số bán hàng. Bất cứ khi nào bạn xử lý khách hàng qua điện thoại, hãy tích cực và làm tất cả những gì bạn có thể để đáp ứng họ dựa trên những mẹo hữu ích mà Canavi chia sẻ trên đây. Chúc bạn thành công.

Canavi

Có thể bạn sẽ thích

Cẩm nang trình bày CV xin việc đầy đủ với 3 cuốn sách dưới đây

Cẩm nang trình bày CV xin việc đầy đủ với 3 cuốn sách dưới đây

Ngày nay các bạn ứng viên không khó để tạo một bản CV xin việc hoàn chỉnh, đầy đủ. Tuy nhiên, để tạo sự khác biệt ghi điểm với nhà tuyển dụng không phải là điều dễ dàng. Hôm nay, Canavi gợi ý bạn đọc 3 cuốn sách hay giúp bạn đọc có thể trình bày CV xin việc thật hoàn hảo.

Xem thêm

26/4/2019

Phát triển bản thân hoàn hảo hơn bằng cách đi bộ mỗi ngày

Phát triển bản thân hoàn hảo hơn bằng cách đi bộ mỗi ngày

Ngày nay có rất nhiều cách giúp con người chúng ta phát triển bản thân tốt đẹp hơn mỗi ngày. Bạn có thể đọc sách tăng kỹ năng tư duy, đi du lịch để lấy niềm cảm hứng làm việc, ăn uống lành mạnh để có một sức khỏe tốt… Hôm nay, Canavi xin chia sẻ với bạn đọc một cách giúp bạn vừa tạo thói quen tốt, cải thiện sức khỏe và phát triển bản thân tốt hơn mỗi ngày. Đó là việc đi bộ.

Xem thêm

26/4/2019

Bật mí cách viết mẫu CV chuẩn giúp bạn nổi bật hơn ứng viên khác

Bật mí cách viết mẫu CV chuẩn giúp bạn nổi bật hơn ứng viên khác

Bạn đang có ý định tìm một công việc mới tốt hơn công việc hiện tại đang làm. Bạn đang băn khoăn chưa biết cách viết mẫu CV chuẩn để nổi bật so với ứng viên khác. Hôm nay, Canavi sẽ  giúp bạn có cách viết mẫu CV chuẩn để nổi bật, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Xem thêm

26/4/2019

Trả lời phỏng vấn qua điện thoại có giống phỏng vấn trực tiếp không?

Trả lời phỏng vấn qua điện thoại có giống phỏng vấn trực tiếp không?

Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng tiến hành bước tiếp theo là liên hệ với ứng viên để mời đến công ty phỏng vấn. Trong đó có bạn. Bạn băn khoăn không biết trả lời phỏng vấn qua điện thoại có khác phỏng vấn trực tiếp không? Bài viết dưới đây Canavi giải đáp thắc mắc cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Có nên tạo mẫu CV xin việc đơn giản trên Powerpoint?

Có nên tạo mẫu CV xin việc đơn giản trên Powerpoint?

Hiện nay, có rất nhiều cách giúp các bạn ứng viên có thể tự tạo một mẫu CV xin việc đơn giản mà gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn có thể nhờ đến các trang website tuyển dụng, File Word, các phần mềm photoshop… Ngoài ra, nhiều bạn có thắc mắc có nên tạo CV xin việc trên Powerpoint không? Dưới đây là câu trả lời cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Nên trình bày mẫu CV xin việc dài trong 1, 2 hay 3 trang A4?

Nên trình bày mẫu CV xin việc dài trong 1, 2 hay 3 trang A4?

Ngày nay, trình bày CV xin việc chuyên nghiệp, khoa học không phải quá khó đối với các bạn trẻ khi đi xin việc. Tuy nhiên, trình bày CV xin việc như thế nào để tăng khả năng trúng tuyển thì không phải bạn nào cũng làm được. Nhiều bạn thắc mắc trình bày mẫu CV xin việc dài bao nhiêu trang là đủ? 1, 2 hay 3 trang A4? Dưới đây là câu trả lời cho bạn đọc.

Xem thêm

26/4/2019

Đọc sách phát triển bản thân: Khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ

Đọc sách phát triển bản thân: Khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ

Chúng ta đều biết sách là người bạn đồng hành mang lại rất nhiều lợi ích trong cuộc sống. Sách giúp ta hiểu biết hơn, mở rộng vốn từ ngữ, tăng khả năng tập trung hiệu quả… Hôm nay, Canavi chia sẻ với bạn đọc lợi ích từ việc đọc sách phát triển bản thân – khoản đầu tư có lãi cho các bạn trẻ.

Xem thêm

25/4/2019

5 điều cần thuộc lòng nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng

5 điều cần thuộc lòng nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng

Lễ tân ngân hàng là một công việc hấp dẫn được nhiều bạn trẻ ưa thích và muốn thử sức. Nếu muốn trúng tuyển lễ tân ngân hàng, các bạn trẻ cần thuộc lòng 5 điều sau đây. Cùng Canavi tìm hiểu ngay những điều này trong bài viết dưới đây.

Xem thêm

24/4/2019

Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không?

Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không?

Làm hồ sơ xin việc vốn không đơn giản, gần đây Canavi nhận được rất nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề này như: Hồ sơ xin việc bao gồm những gì? Hồ sơ xin việc giữa các vùng miền có khác nhau không? Làm thế nào để gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng?. Nếu cũng băn khoăn về điều này, hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Canavi nhé.

Xem thêm

23/4/2019

Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không?

Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không?

Xin chào chuyên mục tư vấn! Bây giờ em muốn đi công chứng sơ yếu lý lịch xin việc thì có thể ra xin dấu ở văn phòng công chứng được không. Ủy ban nhân dân thì xa chỗ em lắm, trong khi đó ngay cạnh nhà thì có một văn phòng. Em muốn đến đó làm cho nhanh chứ đi xa lại khá mất công. Chuyên mục có thể cho em biết sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Ở văn phòng công chứng có được không ạ? (Thanh Ngoan – Hà Nội)

Xem thêm

19/4/2019

Đánh giá bài viết
Tổng quát 0
0 đánh giá

Mời bạn nêu cảm nghĩ về bài viết

Đánh giá