blog banner canavi

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại: Điều gì làm nên sự khác biệt?

Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thường là một nhiệm vụ khó khăn vì không được trực tiếp gặp mặt khách, bạn dễ dàng hiểu sai ý. Sau đây là những mẹo hữu ích giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

1/ Sử dụng giọng điệu tích cực

Sử dụng giọng điệu nhiệt tình, tự nhiên và chu đáo trên điện thoại có thể giúp khách hàng cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc trò chuyện. Đây được xem là một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại đơn giản nhưng hữu hiệu.

Khi bạn trả lời điện thoại, hãy mỉm cười khi bạn chào người ở bên kia. Mặc dù có thể là một chút sáo rỗng, một nụ cười thực sự có thể được nghe qua điện thoại. Mỉm cười ngay khi bạn kết nối với khách hàng sẽ bắt đầu tương tác tích cực và tạo cơ sở cho một cuộc trao đổi thân thiện và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Sử dụng giọng điệu tích cực

Ngoài ra, hãy chú ý đến chất lượng giọng nói của bạn trong suốt cuộc gọi. Kiểm soát tốc độ nói, tông giọng của bạn. Một cá nhân trung bình nói với tốc độ 130 đến 150 từ mỗi phút. Hãy đảm bảo duy trì tỷ lệ này khi giao tiếp trên điện thoại với khách hàng.

Một giọng nói có tông giọng trẻ thường khó có thể thể hiện một hình ảnh hiểu biết, chuyên nghiệp. Trong khi đó, một giọng nói có tông giọng cao có thể phát ra âm thanh gay gắt, đặc biệt là qua điện thoại. Hãy duy trì tông giọng vừa phải mà bản thân bạn nghe tự nhiên và thích thú.

Tóm lại, kiểm soát các yếu tố này và mỉm cười sẽ đảm bảo giọng điệu tích cực trên điện thoại và sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

2/ Phát âm rõ ràng

Bất cứ khi nào bạn giao tiếp với khách hàng trên điện thoại, hãy cố gắng phát âm rõ ràng. Cụ thể, phát âm rõ chữ và sử dụng các từ và cụm từ đơn giản. Đừng sử dụng từ vựng quá phức tạp hoặc biệt ngữ. Thêm nữa, hãy tránh sử dụng tiếng lóng và từ tục tĩu.

Những điều này có thể khiến khách hàng nhầm lẫn hoặc đánh giá công ty thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhai kẹo cao su hoặc ăn trong khi trò chuyện cũng có thể dẫn đến bạn không thể nói rõ từ, gây hiểu nhầm và thiếu tôn trọng khách hàng. Vì vậy hãy tránh cả hai điều này để tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

3/ Hãy chân thành

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Hãy chân thành khi nói chuyện với khách hàng

Điều tạo ra sự khác biệt trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại chính là sự chân thành. Một cuộc nói chuyện chân thành sẽ khiến khách hàng của bạn thoải mái và dễ dàng chia sẻ, lắng nghe hơn. Để làm điều này bạn có thể:

  • Bắt đầu bằng lời chào và cố gắng tránh lời chào theo kịch bản vì hầu hết cách chào theo kịch bản sẽ tạo cảm giác giả tạo, không trung thực.

  • Bao gồm tên công ty, tên của bạn và cung cấp hỗ trợ của bạn ngay khi bạn trả lời điện thoại.

  • Nếu bạn đang nhận được một cuộc gọi được chuyển tiếp hoặc nếu bạn đang làm việc trên tổng đài, hãy nêu tên của bộ phận bạn là một phần để cung cấp cho khách hàng thông tin phù hợp. Làm điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng trao đổi và cho họ biết rằng bạn bình tĩnh và sẵn sàng giúp đỡ.

  • Khi bạn đang ở giữa cuộc trò chuyện, hãy đưa cho người ở đầu dây bên kia câu trả lời chính hãng. Hãy chắc chắn nói những từ này theo cách tích cực, vì bạn không muốn đưa bất kỳ tiêu cực nào vào trao đổi.

  • Tránh các cụm từ như “Tôi không biết”, “Tôi không thể làm điều đó”. Thay vào đó hãy chỉ định thời gian dự kiến hoàn thành một nhiệm vụ và nêu rõ những gì bạn có thể làm hơn là những gì bạn không thể làm.

Trả lời các câu hỏi của khách hàng với sự chân thành và tích cực sẽ không chỉ đáp ứng và giải đáp vấn đề của họ mà còn giúp làm dịu một người gọi tức giận.

4/ Sử dụng tên của họ

Ngay khi bạn nhận được tên của khách hàng, hãy sử dụng nó. Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy thân thiết hơn và dễ dàng chia sẻ hơn. Để ghi nhớ tên khách hàng, hãy viết tên của họ ngay lập tức xuống bất kỳ tờ giấy nào bạn có hoặc trên màn hình máy tính của bạn.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hiệu quả có thể giúp các mối quan hệ hiệu quả hơn dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và có thể tăng doanh số bán hàng. Bất cứ khi nào bạn xử lý khách hàng qua điện thoại, hãy tích cực và làm tất cả những gì bạn có thể để đáp ứng họ dựa trên những mẹo hữu ích mà Canavi chia sẻ trên đây. Chúc bạn thành công.

Canavi

Có thể bạn sẽ thích

Những điều nhất định phải biết trước khi trở thành nhân viên PG

Những điều nhất định phải biết trước khi trở thành nhân viên PG

Chúng ta thường biết đến PG là một nghề hấp dẫn và thu hút được nhiều bạn trẻ có ngoại hình xinh đẹp tham giá. Nhưng PG là gì? Nhân viên PG phải làm những gì? Cơ hội thăng tiến của họ ra sao? Hãy theo dõi bài viết của Canavi dưới đây để tìm ra câu trả lời.

Xem thêm

18/4/2019

Muốn làm nghề lễ tân khách sạn thì nên học ngành nào, trường nào?

Muốn làm nghề lễ tân khách sạn thì nên học ngành nào, trường nào?

Bạn muốn trở thành lễ tân khách sạch nhưng nhưng biết phải thi khối nào, ngành nào và trường nào? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của Canavi để tìm ra câu trả lời nhé.

Xem thêm

18/4/2019

TỔNG HỢP 10 câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ kế toán thường gặp

TỔNG HỢP 10 câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ kế toán thường gặp

Những câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ kế toán được đưa ra không chỉ giúp bạn biết được sự tin tin, kỹ năng giao tiếp của ứng viên mà trên hết là giúp bạn đánh giá được kiến thức cũng như mức độ tiềm năng của họ đối với vị trí đang tuyển dụng. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ kế toán mà bạn cần chú ý.

Xem thêm

18/4/2019

Làm thế nào để trở thành một nhân viên PG chuyên nghiệp?

Làm thế nào để trở thành một nhân viên PG chuyên nghiệp?

 

Hiện nay, PG là nghề đóng vai trò quan trọng trong chiến dịch marketing quảng bá thương hiệu của nhiều tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Công việc này dần trở nên thu hút đông đảo các bạn trẻ. Vậy làm thế nào để trở thành một PG chuyên nghiệp. Dưới đây là câu trả lời cho vấn đề này. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu.

Xem thêm

18/4/2019

Sinh viên có nên lựa chọn việc làm nhân viên PG tại Hà Nội không?

Sinh viên có nên lựa chọn việc làm nhân viên PG tại Hà Nội không?

Hiện nay, các bạn trẻ rất năng động và tự mình kiếm thêm thu nhập thông qua các công việc làm thêm. Vậy sinh viên có nên lựa chọn việc làm nhân viên PG tại Hà Nội hay không? Câu trả lời dành cho thắc mắc của bạn nằm ở bài viết sau đây của Canavi.

Xem thêm

18/4/2019

Cay đắng câu chuyện ứng tuyển nhân viên pg sữa tại hà nội

Cay đắng câu chuyện ứng tuyển nhân viên pg sữa tại hà nội

Khóc ra nước mắt khi ứng tuyển nhân viên pg sữa tại hà nội là điều mà một số ứng viên vị trí này phải trải qua trong quá trình tìm kiếm việc làm. Cùng Canavi tìm hiểu những câu chuyện cay đắng khi ứng tuyển nhân viên pg sữa tại Hà Nội trong bài viết sau đây.

Xem thêm

18/4/2019

Kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

Kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

 

Ngày nay để trở thành một nhân viên lễ tân trong khách sạn chuyên nghiệp yêu cầu bạn phải trau dồi các kỹ năng cần thiết. Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc những kỹ năng cần trang bị để trở thành nhân viên lễ tân trong khách sạn chuyên nghiệp.

Xem thêm

18/4/2019

HƯỚNG DẪN cách viết mẫu CV xin việc online hay nhất 2019

HƯỚNG DẪN cách viết mẫu CV xin việc online hay nhất 2019

Trong quá trình xin việc, thì việc có bao nhiêu người ứng tuyển cho vị trí đó, kinh nghiệm của họ ra sao hay liệu nhà tuyển dụng có thích bạn… là những điều mà bạn không thể kiểm soát. Thứ duy nhất mà bạn có toàn quyền quyết định trong tay chính là CV xin việc. Hôm nay, Canavi sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu cv xin việc online hay nhất 2019, cùng tham khảo bạn nhé!

Xem thêm

18/4/2019

Sơ yếu lý lịch mẫu bao gồm những gì? Điền thế nào ở mục đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh?

Sơ yếu lý lịch mẫu bao gồm những gì? Điền thế nào ở mục đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh?

Xin chào chuyên mục tư vấn! Em là Trung Quân, em mới ra trường và đang trong giai đoạn tìm việc. Tuy nhiên, vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên em không biết sơ yếu lý lịch mẫu bao gồm những gì. Và trong sơ yếu lý lịch thì phần đoàn thanh niên cộng sản hồ chí minh và phần đảng cộng sản Việt Nam phải điền như thế nào vì em chưa vào đoàn hay đảng gì hết? Chuyên mục giúp em với ạ! (Trung Quân – Hà Nội)

Xem thêm

18/4/2019

3 tình huống “dở khóc dở cười” nhân viên lễ tân thường gặp và hướng xử lý

3 tình huống “dở khóc dở cười” nhân viên lễ tân thường gặp và hướng xử lý

Hiện nay, lễ tân là một trong những nghề rất cần nhiều nhân lực. Họ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ, Vì vậy, nhiều bạn gặp phải những tình huống oái oăm từ phía khách hàng. Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc những tình huống “dở khóc dở cười” mà một nhân viên lễ tân thường gặp.

Xem thêm

18/4/2019

Đánh giá bài viết
Tổng quát 0
0 đánh giá

Mời bạn nêu cảm nghĩ về bài viết

Đánh giá