blog banner canavi blog banner canavi

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại: Điều gì làm nên sự khác biệt?

Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thường là một nhiệm vụ khó khăn vì không được trực tiếp gặp mặt khách, bạn dễ dàng hiểu sai ý. Sau đây là những mẹo hữu ích giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

1/ Sử dụng giọng điệu tích cực

Sử dụng giọng điệu nhiệt tình, tự nhiên và chu đáo trên điện thoại có thể giúp khách hàng cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc trò chuyện. Đây được xem là một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại đơn giản nhưng hữu hiệu.

Khi bạn trả lời điện thoại, hãy mỉm cười khi bạn chào người ở bên kia. Mặc dù có thể là một chút sáo rỗng, một nụ cười thực sự có thể được nghe qua điện thoại. Mỉm cười ngay khi bạn kết nối với khách hàng sẽ bắt đầu tương tác tích cực và tạo cơ sở cho một cuộc trao đổi thân thiện và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Sử dụng giọng điệu tích cực

Ngoài ra, hãy chú ý đến chất lượng giọng nói của bạn trong suốt cuộc gọi. Kiểm soát tốc độ nói, tông giọng của bạn. Một cá nhân trung bình nói với tốc độ 130 đến 150 từ mỗi phút. Hãy đảm bảo duy trì tỷ lệ này khi giao tiếp trên điện thoại với khách hàng.

Một giọng nói có tông giọng trẻ thường khó có thể thể hiện một hình ảnh hiểu biết, chuyên nghiệp. Trong khi đó, một giọng nói có tông giọng cao có thể phát ra âm thanh gay gắt, đặc biệt là qua điện thoại. Hãy duy trì tông giọng vừa phải mà bản thân bạn nghe tự nhiên và thích thú.

Tóm lại, kiểm soát các yếu tố này và mỉm cười sẽ đảm bảo giọng điệu tích cực trên điện thoại và sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

2/ Phát âm rõ ràng

Bất cứ khi nào bạn giao tiếp với khách hàng trên điện thoại, hãy cố gắng phát âm rõ ràng. Cụ thể, phát âm rõ chữ và sử dụng các từ và cụm từ đơn giản. Đừng sử dụng từ vựng quá phức tạp hoặc biệt ngữ. Thêm nữa, hãy tránh sử dụng tiếng lóng và từ tục tĩu.

Những điều này có thể khiến khách hàng nhầm lẫn hoặc đánh giá công ty thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhai kẹo cao su hoặc ăn trong khi trò chuyện cũng có thể dẫn đến bạn không thể nói rõ từ, gây hiểu nhầm và thiếu tôn trọng khách hàng. Vì vậy hãy tránh cả hai điều này để tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn.

3/ Hãy chân thành

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
Hãy chân thành khi nói chuyện với khách hàng

Điều tạo ra sự khác biệt trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại chính là sự chân thành. Một cuộc nói chuyện chân thành sẽ khiến khách hàng của bạn thoải mái và dễ dàng chia sẻ, lắng nghe hơn. Để làm điều này bạn có thể:

  • Bắt đầu bằng lời chào và cố gắng tránh lời chào theo kịch bản vì hầu hết cách chào theo kịch bản sẽ tạo cảm giác giả tạo, không trung thực.

  • Bao gồm tên công ty, tên của bạn và cung cấp hỗ trợ của bạn ngay khi bạn trả lời điện thoại.

  • Nếu bạn đang nhận được một cuộc gọi được chuyển tiếp hoặc nếu bạn đang làm việc trên tổng đài, hãy nêu tên của bộ phận bạn là một phần để cung cấp cho khách hàng thông tin phù hợp. Làm điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng trao đổi và cho họ biết rằng bạn bình tĩnh và sẵn sàng giúp đỡ.

  • Khi bạn đang ở giữa cuộc trò chuyện, hãy đưa cho người ở đầu dây bên kia câu trả lời chính hãng. Hãy chắc chắn nói những từ này theo cách tích cực, vì bạn không muốn đưa bất kỳ tiêu cực nào vào trao đổi.

  • Tránh các cụm từ như “Tôi không biết”, “Tôi không thể làm điều đó”. Thay vào đó hãy chỉ định thời gian dự kiến hoàn thành một nhiệm vụ và nêu rõ những gì bạn có thể làm hơn là những gì bạn không thể làm.

Trả lời các câu hỏi của khách hàng với sự chân thành và tích cực sẽ không chỉ đáp ứng và giải đáp vấn đề của họ mà còn giúp làm dịu một người gọi tức giận.

4/ Sử dụng tên của họ

Ngay khi bạn nhận được tên của khách hàng, hãy sử dụng nó. Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy thân thiết hơn và dễ dàng chia sẻ hơn. Để ghi nhớ tên khách hàng, hãy viết tên của họ ngay lập tức xuống bất kỳ tờ giấy nào bạn có hoặc trên màn hình máy tính của bạn.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hiệu quả có thể giúp các mối quan hệ hiệu quả hơn dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và có thể tăng doanh số bán hàng. Bất cứ khi nào bạn xử lý khách hàng qua điện thoại, hãy tích cực và làm tất cả những gì bạn có thể để đáp ứng họ dựa trên những mẹo hữu ích mà Canavi chia sẻ trên đây. Chúc bạn thành công.

Canavi

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Tìm kiếm việc làm luôn là quá trình gian nan với nhiều bạn trẻ mới ra trường. Theo đó, nhà tuyển dụng cũng gặp những khó khăn nhất định khi tìm kiếm nguồn nhân lực. Hy vọng rằng những bài viết mà tôi cung cấp về bí kíp chuẩn bị hồ sơ xin việc, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng tìm kiếm nhân sự...sẽ mang lại giá trị to lớn cho bạn.

Bài viết được quan tâm

Có thể bạn sẽ thích