blog banner canavi blog banner canavi

Mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp chuẩn

Vị trí nhân viên lễ tân doanh nghiệp thường thu hút sự chú ý lớn từ các ứng viên. Tuy nhiên không phải ai cũng biết bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp chuẩn xác. Sau đây là giải đáp của Canavi dành cho ứng viên quan tâm và các nhà tuyển dụng tham khảo.

Những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân

Lễ tân doanh nghiệp được coi như hình ảnh, đại diện cho doanh nghiệp. Do đó, công việc họ đảm nhận không chỉ là gặp khách hàng, trực điện thoại. Sau đây là chia sẻ về những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp dành cho bạn:

  • Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

  • Tiếp đón khách hàng, đối tác đến doanh nghiệp

  • Trực điện thoại

  • Tiếp nhận thư từ, công văn và xử lý chúng

  • Phối hợp với hành chính văn phòng

  • In ấn, scan, photo tài liệu

  • Chuẩn bị hậu cần cho các hội nghị, cuộc họp, sự kiện của doanh nghiệp tổ chức

  • Các công việc khác

Có thể thấy, vị trí lễ tân doanh nghiệp đảm nhiệm khá nhiều nhiệm vụ trong doanh nghiệp và họ là một phần không thể thiếu để doanh nghiệp làm việc trơn tru hơn.

1/ Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

Mô tả công việc lễ tân doanh nghiệp không thể thiếu nhiệm vụ trực quầy lễ tân. Thật vậy, lễ tân sẽ được phân công ngồi ở quầy lễ tân trong suốt thời gian làm việc nếu không có các công việc bắt buộc phải di chuyển khác. Việc trực này đảm bảo rằng bất cứ khách hàng, đối tác nào muốn vào công ty, gặp gỡ mọi người đều phải đăng ký, được tiếp đón bởi lễ tân doanh nghiệp. Điều này giúp kiểm soát người ra vào công ty để đảm bảo vấn đề an ninh của doanh nghiệp.

2/ Tiếp đón khách hàng và đối tác

Bất cứ khách hàng hay đối tác nào đến doanh nghiệp đều cần được lễ tân doanh nghiệp chào đón và tiếp đón. Nhiệm vụ của vị trí này là tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đối tác về việc người họ muốn gặp, họ cần giải quyết vấn đề gì … Sau đó, họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ liên lạc với các phòng ban, người cần thiết để xác nhận về sự viếng thăm của khách hàng và đối tác.

Thêm nữa, sau khi nhận được xác nhận từ các phòng ban và các cá nhân có thẩm quyền, nhân viên lễ tân doanh nghiệp sẽ hướng dẫn khách hàng, đối tác theo đúng những nội dung được truyền đạt. Họ sẽ dẫn khách đến phòng đợi của công ty, mời nước khách hàng và đối tác.

3/ Trực điện thoại

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Trực điện thoại

Trực điện thoại cũng là một trong những nhiệm vụ cơ bản trong mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân sẽ phải đảm bảo tiếp nhận các cuộc gọi đến một cách nhanh chóng, hướng dẫn các thông tin một cách chính xác theo kiến thức chính xác hoặc chuyển đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Lưu ý rằng vị trí này không được phép trả lời khách hàng các thông tin tùy tiện, không xác thực.

4/ Tiếp nhận thư từ, công việc và xử lý chúng

Bất kỳ các loại thư từ, bưu kiện, công văn … được gửi đến công ty đều sẽ được nhân viên lễ tân doanh nghiệp tiếp nhận. Sau đó họ sẽ liên hệ đến các phòng ban, bộ phận, cá nhân được nhận và thực hiện chuyển thư từ, bưu kiện, công văn … một cách nhanh chóng. Ngoài ra, các bộ phận, phòng ban và cá nhân có thể thực hiện gửi thư từ, công văn, bưu kiện … cho nhân viên lễ tân doanh nghiệp để họ thực hiện chuyển cho các đơn vị bên ngoài. Mỗi tháng, nhân viên lễ tân này sẽ phải thống kê về tình hình chuyển phát và tiếp nhận.

5/ Phối hợp với hành chính văn phòng

Ngoài các nhiệm vụ trên, trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp, nhân viên lễ tân văn phòng còn đảm nhiệm việc phối hợp với hành chính văn phòng như mua sắm dụng cụ, công cụ, cấp phát văn phòng phẩm … Họ sẽ cập nhật thông tin, thực hiện các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, cấp phát này.

6/ In ấn, scan, photo tài liệu

mô tả công việc nhân viên lễ tân
In ấn, scan, photo tài liệu

Khi được yêu cầu, nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn phải thực hiện in ấn, photo, scan tài liệu … Họ còn đảm nhiệm chuẩn bị in ấn tài liệu cho các cuộc họp cũng như đảm bảo tính chính xác về các tài liệu được yêu cầu scan, in ấn, photo.

7/ Chuẩn bị hậu cần cho các hội nghị, cuộc họp, sự kiện của doanh nghiệp tổ chức

Nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn phải đảm nhiệm việc kiểm tra sự sạch sẽ của các phòng họp trước khi cuộc họp diễn ra. Trà nước, thức ăn nhẹ được chuẩn bị bởi vị trí này nếu có yêu cầu. Ngoài ra, trong các sự kiện khác của công ty, khi được huy động, vị trí này cùng cần tham gia phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ.

8/ Công việc khác

Ngoài các công việc trên, trong mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn có thể có việc đặt vé, đặt phòng khách sạn, nhà nghỉ cũng như đặt xe cho các nhân viên, cán bộ doanh nghiệp đi công tác cũng như thực hiện các công việc được cấp trên yêu cầu.

Tóm lại, mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp gồm nhiều công việc mà một lễ tân cần đảm nhiệm. Dựa vào bản mô tả này, ứng viên sẽ có cái nhìn khách quan về vị trí công việc này cũng như nhà tuyển dụng có thể xây dựng bản mô tả công việc chính xác cho vị trí nhân viên lễ tân doanh nghiệp của họ. Chúc bạn thành công.

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Tìm kiếm việc làm luôn là quá trình gian nan với nhiều bạn trẻ mới ra trường. Theo đó, nhà tuyển dụng cũng gặp những khó khăn nhất định khi tìm kiếm nguồn nhân lực. Hy vọng rằng những bài viết mà tôi cung cấp về bí kíp chuẩn bị hồ sơ xin việc, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng tìm kiếm nhân sự...sẽ mang lại giá trị to lớn cho bạn.

Có thể bạn sẽ thích

Tuyển lễ tân văn phòng cần chú ý điều gì?

Tuyển lễ tân văn phòng cần chú ý điều gì?

Những điều cần chú ý khi tuyển lễ tân văn phòng là gì? Làm cách nào để tuyển dụng lễ tân văn phòng hiệu quả? Đây chắc chắn là thắc mắc của nhiều nhà tuyển dụng khi có nhu cầu tuyển lễ tân văn phòng. Sau đây là giải đáp của Canavi dành cho những thắc mắc này của bạn.

Xem thêm

11/7/2019

Tuyển lễ tân khách sạn: Ngoại hình có phải tất cả?

Tuyển lễ tân khách sạn: Ngoại hình có phải tất cả?

Tuyển lễ tân khách sạn sao cho hiệu quả luôn là nỗi băn khoăn và thắc mắc của hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay. Vậy ngoại hình có phải tất cả khi tuyển dụng lễ tân khách sạn? Sau đây Canavi xin được giải đáp thắc mắc của bạn.

Xem thêm

10/7/2019

KHÁM PHÁ kênh tuyển dụng quản lý PG sự kiện

KHÁM PHÁ kênh tuyển dụng quản lý PG sự kiện

Quản lý PG sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của PG sự kiện trong kế hoạch, chiến dịch marketing của hầu hết doanh nghiệp, công ty hiện nay. Sau đây là khám phá của Canavi về kênh tuyển dụng quản lý PG sự kiện dành cho nhà tuyển dụng quan tâm.

Xem thêm

09/7/2019

Top 25 câu hỏi độc đáo cho tuyển dụng lễ tân khách sạn Hà Nội

Top 25 câu hỏi độc đáo cho tuyển dụng lễ tân khách sạn Hà Nội

Đảm nhiệm nhiệm vụ tuyển dụng lễ tân cho một khách sạn tại Hà Nội, anh N.T.H cho rằng không phải ai cũng biết cách đặt câu hỏi cho ứng viên. Bài viết sau đây anh N.T.H sẽ chia sẻ về top 25 câu hỏi độc đáo cho tuyển dụng lễ tân khách sạn Hà Nội dành cho người quan tâm. Cùng tìm hiểu ngay.

Xem thêm

05/7/2019

Dự đoán nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Dự đoán nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Đà Nẵng luôn là địa điểm du lịch nổi tiếng được nhiều du khách trong nước và quốc tế lựa chọn. Vậy nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng như thế nào? Bài viết sau đây là dự đoán của các chuyên gia Canavi về nhu cầu tuyển dụng vị trí này tại Đà Nẵng. Cùng đón xem.

Xem thêm

04/7/2019

Chia sẻ gây sốc của nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ

Chia sẻ gây sốc của nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ

Trong cuốn hồi ký của Jacob Tomsky - nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ nổi tiếng có viết, bạn sẽ phải trả giá đắt nếu khiến lễ tân khách sạn khó chịu. Đó là gì? Sau đây là bài viết chi tiết về bài học đắt giá cho các khách hàng khiến lễ tân khách sạn bực bội. Tìm hiểu ngay.

Xem thêm

29/6/2019

Thời gian thử việc - 7 điều cần tránh khi ứng tuyển lễ tân nhà hàng tại TP.HCM

Thời gian thử việc - 7 điều cần tránh khi ứng tuyển lễ tân nhà hàng tại TP.HCM

Khi đi làm, ngoài việc bạn phải hiểu rõ về công việc thì bạn cần biết luật lao động để tránh gặp phải những thiệt thòi không đáng có. Tuy nhiên, có nhiều bạn đi làm vẫn còn mơ mộng về quyền lợi họ được hưởng. Đặc biệt, thời gian thử việc là quyền lợi khá quan trọng nhưng không được để ý nhiều. Hôm nay, Canavi chia sẻ với bạn đọc những điều cần tránh khi ứng tuyển lễ tân nhà hàng tại TP.HCM.

Xem thêm

19/6/2019

Bí quyết để trở thành nhân viên lễ tân spa chuyên nghiệp

Bí quyết để trở thành nhân viên lễ tân spa chuyên nghiệp

 

Lễ tân là một trong những nghề hot hiện nay. Đây là một trong những bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp. Vì vậy họ phải có đầy đủ các kỹ năng để trở thành một nhân viên lễ tân giỏi. Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc bí quyết để trở thành một nhân viên lễ tân spa xuất sắc.

Xem thêm

18/6/2019

Cười ra nước mắt chuyện ghen tuông khi tuyển nhân viên làm PG

Cười ra nước mắt chuyện ghen tuông khi tuyển nhân viên làm PG

Tuyển nhân viên làm PG không chỉ là một bài toán tuyển dụng khó có lời giải mà còn kèm theo muôn vàn chuyện hài hước khác đối với nhà tuyển dụng trong đó có chuyện ghen tuông của vợ hay người yêu. Hãy cùng Canavi khám phá các câu chuyện ghen tuông hài hước khi tuyển dụng nhân viên làm PG trong bài viết sau đây.

Xem thêm

17/6/2019

Facebook có thực sự vượt trội hơn các trang đăng tin tuyển dụng miễn phí khác?

Facebook có thực sự vượt trội hơn các trang đăng tin tuyển dụng miễn phí khác?

Những con số thống kê về người dùng Facebook tại Việt Nam đã khiến các nhà tuyển dụng biến mạng xã hội này thành một “mảnh đất” màu mỡ để chiêu mộ nhân tài. Nhưng, Facebook có thực sự vượt trội hơn các trang đăng tin tuyển dụng miễn phí khác?

Xem thêm

27/4/2019