blog banner canavi blog banner canavi

Mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp chuẩn

Vị trí nhân viên lễ tân doanh nghiệp thường thu hút sự chú ý lớn từ các ứng viên. Tuy nhiên không phải ai cũng biết bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp chuẩn xác. Sau đây là giải đáp của Canavi dành cho ứng viên quan tâm và các nhà tuyển dụng tham khảo.

Những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân

Lễ tân doanh nghiệp được coi như hình ảnh, đại diện cho doanh nghiệp. Do đó, công việc họ đảm nhận không chỉ là gặp khách hàng, trực điện thoại. Sau đây là chia sẻ về những nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp dành cho bạn:

  • Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

  • Tiếp đón khách hàng, đối tác đến doanh nghiệp

  • Trực điện thoại

  • Tiếp nhận thư từ, công văn và xử lý chúng

  • Phối hợp với hành chính văn phòng

  • In ấn, scan, photo tài liệu

  • Chuẩn bị hậu cần cho các hội nghị, cuộc họp, sự kiện của doanh nghiệp tổ chức

  • Các công việc khác

Có thể thấy, vị trí lễ tân doanh nghiệp đảm nhiệm khá nhiều nhiệm vụ trong doanh nghiệp và họ là một phần không thể thiếu để doanh nghiệp làm việc trơn tru hơn.

1/ Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Trực quầy lễ tân của doanh nghiệp

Mô tả công việc lễ tân doanh nghiệp không thể thiếu nhiệm vụ trực quầy lễ tân. Thật vậy, lễ tân sẽ được phân công ngồi ở quầy lễ tân trong suốt thời gian làm việc nếu không có các công việc bắt buộc phải di chuyển khác. Việc trực này đảm bảo rằng bất cứ khách hàng, đối tác nào muốn vào công ty, gặp gỡ mọi người đều phải đăng ký, được tiếp đón bởi lễ tân doanh nghiệp. Điều này giúp kiểm soát người ra vào công ty để đảm bảo vấn đề an ninh của doanh nghiệp.

2/ Tiếp đón khách hàng và đối tác

Bất cứ khách hàng hay đối tác nào đến doanh nghiệp đều cần được lễ tân doanh nghiệp chào đón và tiếp đón. Nhiệm vụ của vị trí này là tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đối tác về việc người họ muốn gặp, họ cần giải quyết vấn đề gì … Sau đó, họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ liên lạc với các phòng ban, người cần thiết để xác nhận về sự viếng thăm của khách hàng và đối tác.

Thêm nữa, sau khi nhận được xác nhận từ các phòng ban và các cá nhân có thẩm quyền, nhân viên lễ tân doanh nghiệp sẽ hướng dẫn khách hàng, đối tác theo đúng những nội dung được truyền đạt. Họ sẽ dẫn khách đến phòng đợi của công ty, mời nước khách hàng và đối tác.

3/ Trực điện thoại

mô tả công việc nhân viên lễ tân
Trực điện thoại

Trực điện thoại cũng là một trong những nhiệm vụ cơ bản trong mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân sẽ phải đảm bảo tiếp nhận các cuộc gọi đến một cách nhanh chóng, hướng dẫn các thông tin một cách chính xác theo kiến thức chính xác hoặc chuyển đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Lưu ý rằng vị trí này không được phép trả lời khách hàng các thông tin tùy tiện, không xác thực.

4/ Tiếp nhận thư từ, công việc và xử lý chúng

Bất kỳ các loại thư từ, bưu kiện, công văn … được gửi đến công ty đều sẽ được nhân viên lễ tân doanh nghiệp tiếp nhận. Sau đó họ sẽ liên hệ đến các phòng ban, bộ phận, cá nhân được nhận và thực hiện chuyển thư từ, bưu kiện, công văn … một cách nhanh chóng. Ngoài ra, các bộ phận, phòng ban và cá nhân có thể thực hiện gửi thư từ, công văn, bưu kiện … cho nhân viên lễ tân doanh nghiệp để họ thực hiện chuyển cho các đơn vị bên ngoài. Mỗi tháng, nhân viên lễ tân này sẽ phải thống kê về tình hình chuyển phát và tiếp nhận.

5/ Phối hợp với hành chính văn phòng

Ngoài các nhiệm vụ trên, trong bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp, nhân viên lễ tân văn phòng còn đảm nhiệm việc phối hợp với hành chính văn phòng như mua sắm dụng cụ, công cụ, cấp phát văn phòng phẩm … Họ sẽ cập nhật thông tin, thực hiện các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, cấp phát này.

6/ In ấn, scan, photo tài liệu

mô tả công việc nhân viên lễ tân
In ấn, scan, photo tài liệu

Khi được yêu cầu, nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn phải thực hiện in ấn, photo, scan tài liệu … Họ còn đảm nhiệm chuẩn bị in ấn tài liệu cho các cuộc họp cũng như đảm bảo tính chính xác về các tài liệu được yêu cầu scan, in ấn, photo.

7/ Chuẩn bị hậu cần cho các hội nghị, cuộc họp, sự kiện của doanh nghiệp tổ chức

Nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn phải đảm nhiệm việc kiểm tra sự sạch sẽ của các phòng họp trước khi cuộc họp diễn ra. Trà nước, thức ăn nhẹ được chuẩn bị bởi vị trí này nếu có yêu cầu. Ngoài ra, trong các sự kiện khác của công ty, khi được huy động, vị trí này cùng cần tham gia phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ.

8/ Công việc khác

Ngoài các công việc trên, trong mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp còn có thể có việc đặt vé, đặt phòng khách sạn, nhà nghỉ cũng như đặt xe cho các nhân viên, cán bộ doanh nghiệp đi công tác cũng như thực hiện các công việc được cấp trên yêu cầu.

Tóm lại, mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp gồm nhiều công việc mà một lễ tân cần đảm nhiệm. Dựa vào bản mô tả này, ứng viên sẽ có cái nhìn khách quan về vị trí công việc này cũng như nhà tuyển dụng có thể xây dựng bản mô tả công việc chính xác cho vị trí nhân viên lễ tân doanh nghiệp của họ. Chúc bạn thành công.

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Tìm kiếm việc làm luôn là quá trình gian nan với nhiều bạn trẻ mới ra trường. Theo đó, nhà tuyển dụng cũng gặp những khó khăn nhất định khi tìm kiếm nguồn nhân lực. Hy vọng rằng những bài viết mà tôi cung cấp về bí kíp chuẩn bị hồ sơ xin việc, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng tìm kiếm nhân sự...sẽ mang lại giá trị to lớn cho bạn.

Có thể bạn sẽ thích

10 câu hỏi nên đặt ra trong khi trả lời phỏng vấn xin việc về mức lương

10 câu hỏi nên đặt ra trong khi trả lời phỏng vấn xin việc về mức lương

Những câu hỏi bạn đặt ra trong khi đàm phán lương không chỉ ảnh hưởng đến mức thu nhập mà còn thể hiện kỹ năng đàm phán của bạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ tinh tế và khéo léo để ghi điểm với nhà tuyển dụng trong tình huống này. Dưới đây là 10 câu hỏi nên đặt ra trong khi trả lời phỏng vấn xin việc về mức lương để mà Canavi tổng hợp được, mời bạn đọc tham khảo.

Xem thêm

31/12/2018

Những điều cần biết khi đi phỏng vấn xin việc

Những điều cần biết khi đi phỏng vấn xin việc

Ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên với nhà tuyển dụng rất quan trọng trong buổi phỏng vấn. Có những ứng viên làm mất điểm ngay lần đầu với nhà tuyển dụng bởi những lỗi không đáng có. Vậy khi đi phỏng vấn cần lưu ý những điều gì? Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc những điều cần biết khi đi phỏng vấn xin việc giúp bạn có buổi phỏng vấn thật suôn sẻ.

Xem thêm

31/12/2018

3 mẫu viết thư cảm ơn sau phỏng vấn dành cho ứng viên tiềm năng

3 mẫu viết thư cảm ơn sau phỏng vấn dành cho ứng viên tiềm năng

Bạn vừa tham gia một buổi phỏng vấn quan trọng tại vị trí công việc bạn mơ ước. Bạn đang tìm kiếm mẫu viết thư cảm ơn sau phỏng vấn để ghi điểm với nhà tuyển dụng. Dưới đây, Canavi xin chia sẻ với bạn 3 mẫu viết thư cảm ơn để ứng viên tạo ấn tượng với người tuyển dụng sau phỏng vấn.

Xem thêm

31/12/2018

Hướng dẫn cách deal lương với nhà tuyển dụng hợp lý trong buổi phỏng vấn

Hướng dẫn cách deal lương với nhà tuyển dụng hợp lý trong buổi phỏng vấn

Không thương lượng lương khiến mọi người bỏ lỡ hơn 10 tỷ đồng trong suốt sự nghiệp của mình. Bạn sắp tham gia phỏng vấn tại vị trí công việc mới và chưa biết cách deal lương với nhà tuyển dụng hợp lý. Dưới đây, Canavi xin chia sẻ với bạn về cách thương lượng lương hoàn hảo với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn.

Xem thêm

31/12/2018

6 cách deal lương với sếp hiệu quả mà nhân viên nào cũng nên biết

6 cách deal lương với sếp hiệu quả mà nhân viên nào cũng nên biết

Bạn đã có một thời gian dài gắn bó với công ty nhưng vẫn không nhận được lời đề nghị tăng lương nào từ cấp trên. Với những cống hiến không nhỏ dành cho công ty, bạn cảm thấy không thỏa mãn với điều này và quyết định trao đổi thẳng thắn với sếp. Tuy nhiên, đây là vấn đề tế nhị nên bạn chưa biết ứng xử thế nào cho tinh tế và hiệu quả. Hãy tham khảo ngay cách deal lương với sếp dưới đây, chắc chắn nó hữu ích với bạn ngay lúc này.

Xem thêm

31/12/2018

Cách deal lương hiệu quả để đạt được mức lương tốt hơn

Cách deal lương hiệu quả để đạt được mức lương tốt hơn

Thương lượng lương luôn là điều quan trọng trong buổi phỏng vấn và trong quá trình làm việc của người lao động. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách deal lương hiệu quả với cấp trên. Dưới đây, Canavi xin chia sẻ với bạn cách deal lương để thành công đạt được mức lương tốt hơn.

Xem thêm

31/12/2018

Những lưu ý khi đi xin việc cho ứng viên

Những lưu ý khi đi xin việc cho ứng viên

Bạn đang chuẩn bị đi xin việc và băn khoăn không biết chuẩn bị những gì. Bạn không biết việc chuẩn bị hồ sơ như thế nào đầy đủ, lưu ý gì khi đi phỏng vấn. Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc những lưu ý khi đi xin việc cho các bạn ứng viên.

Xem thêm

31/12/2018

 Những lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc cho các bạn ứng viên

Những lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc cho các bạn ứng viên

Phỏng vấn là quá trình giúp nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp với công việc. Nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu bạn là ai, bạn có năng lực gì và có thể đảm nhận công việc này không. Tuy nhiên trên thực tế sẽ có nhiều tình huống xảy ra bạn khó có thể lường trước được. Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc những lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc bạn cần quan tâm.

Xem thêm

31/12/2018

4 tình huống thực tế giúp bạn hiểu “tại sao phỏng vấn thất bại?”

4 tình huống thực tế giúp bạn hiểu “tại sao phỏng vấn thất bại?”

Sau mỗi lần vấp ngã, việc nhìn lại những điều đã qua để rút ra bài học cho bản thân là điều nên làm. Nếu không tìm ra được nguyên nhân xác đáng, bạn sẽ mãi không thể trưởng thành và u mê trong những sai lầm đó. Vậy, trước khi đến với một cơ hội nghề nghiệp mới, bạn nên tìm ra đáp án cho câu hỏi “Tại sao phỏng vấn thất bại” để không lặp lại những thiếu sót đó một lần nữa.

Xem thêm

28/12/2018

Làm gì khi phỏng vấn thất bại? - Nỗi băn khoăn của các ứng viên sau mỗi lần bị từ chối

Làm gì khi phỏng vấn thất bại? - Nỗi băn khoăn của các ứng viên sau mỗi lần bị từ chối

Bạn lại vừa trải qua một lần thất bại nữa trong cuộc chiến tìm kiếm việc làm. Khi nhìn về tương lai phía trước, những lo lắng lại ùa về khi đã mất rất nhiều thời gian nhưng bạn vẫn chưa tìm được một công việc ưng ý. Rồi nỗi băn khoăn “làm gì khi phỏng vấn thất bại” lại hiện lên rõ rệt. Trong trường hợp này, bạn nên lắng tất cả các nỗi buồn lại để suy xét về những điều đã qua và lập cho mình một kế hoạch xin việc thấu đáo trong tương lai.

Xem thêm

28/12/2018