blog banner canavi blog banner canavi

Quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower

 

Có những ngày bạn cảm thấy mệt mỏi, chán trường vì áp lực công việc, cuộc sống. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào vừa hoàn thành tất cả các công việc vừa có thời gian tận hưởng cuộc sống? Bài viết dưới đây Canavi chia sẻ với bạn đọc cách quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower.

Nội dung phương pháp ma trận Eisenhower

Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian hiệu quả, với kết quả làm việc cao nhất bạn hãy dành thời gian vào những việc quan trọng chứ không phải vào những việc khẩn cấp. Để làm được điều này bạn cần phân biệt:

  • Việc quan trọng: Là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra.

  • Việc khẩn cấp: Với công việc này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan tới người khác. Ví dụ: gọi điện, gửi email.

Khi bạn phân biệt việc gì quan trọng, việc gì khẩn cấp bạn sẽ vượt qua thói quen bản năng đó là tập trung vào những công việc không quan trọng.

Quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower
Ma trận Eisenhower

Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower hữu ích?

Bạn hãy tưởng tượng một tình huống: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giữa các giám đốc.

Tuy nhiên bạn chỉ còn có vài ngày để hoàn thành, khối lượng các công việc rất nhiều khiến bạn không thể giải quyết hết tất cả. Trường hợp này bạn phải làm thế nào?

Câu trả lời là bạn hãy áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower. Phương pháp này sẽ giúp bạn xác định điều gì cần phải thực hiện đầu tiên và tối ưu hóa thời gian hiệu quả.

Phương pháp của tổng thống Eisenhower hữu ích bởi nó buộc bạn đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự là cần thiết, từ đó loại bỏ những công việc không thực sự quan trọng.

Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này một cách hiệu quả, đầu tiên bạn hãy:

  • Liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải thực hiện.

  • Cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau:

  • Quan trọng và khẩn cấp (việc cần phải thực hiện ngay lập tức).

  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp (việc được lên kế hoạch nhưng thực hiện sau).

  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Việc được giao phó cho người khác).

  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Việc sẽ loại bỏ).

Quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower
Quản lý thời gian tốt hơn với ma trận Eisenhower

Sau đây Canavi đi vào từng mục cụ thể:

1. Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc đưa vào mục này cần phải thực hiện ngay bởi chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, bao gồm các loại sau:

  • Không đoán được thời điểm xảy ra: Các công việc có thể như chăm sóc người thân bị ốm, email công việc từ đối tác, xung đột với khách hàng…

  • Đoán trước thời điểm xảy ra: Ngày cưới, lễ kỷ niệm của công ty, sinh nhật người quan trọng…

  • Các công việc tồn đọng do lười: Gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Các công việc trong mục này không yêu cầu làm ngay nhưng bạn cần phải làm hết tất cả vì đó là những công việc quan trọng. Bạn hãy dành nhiều thời gian thực hiện những công việc này. Ví dụ như rèn luyện thói quen đọc sách, tập thiền, học tiếng Anh

Quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower
Tự đặt deadline và hoàn thành công việc

3. Không quan trọng nhưng rất khẩn cấp

Những công việc được sắp xếp vào mục này thường chúng không có ý nghĩa gì cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chỉ có điều chúng khẩn cấp.

Ví dụ: Tin nhắn từ bạn bè, cuộc gọi từ người thân…

4. Không quan trọng và không khẩn cấp

Bạn hãy dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu bởi chúng không mang lại lợi ích gì cho bạn. Ví dụ lướt Facebook, xem video, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì bạn hãy tự hỏi mình sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu bạn không nhận được lợi ích gì hãy loại bỏ chúng và chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

3 mẹo quản lý thời gian hiệu quả từ phương pháp Eisenhower

  • Hãy viết ra những công việc cần thực hiện trong đầu. Tuy nhiên, bạn hãy đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.

  • Mỗi mục bạn chỉ nên viết ra 8 đầu việc. Nếu bạn muốn thêm một công việc mới, bạn hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.

  • Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng sớm và sau đó bắt đầu thực hiện.

Quản lý thời gian hiệu quả từ Tổng thống Eisenhower
Lập kế hoạch mỗi ngày

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ và làm chủ thời gian của mình hơn. Qua bài viết này Canavi hy vọng giúp bạn đọc tham khảo biết cách quản lý thời gian hiệu quả nhất.

Canavi

 

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Sáng tạo nội dung là một trong những nghề mang lại nhiều giá trị cho cuộc sống của tôi. Hy vọng rằng, những nội dung mà tôi truyền tải sẽ giúp các bạn trẻ mau chóng tìm kiếm được việc làm mong muốn, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được người phù hợp nhất.

Bài viết được quan tâm

Có thể bạn sẽ thích