blog banner canavi blog banner canavi

Trước khi vào nghề, đây là những điều cần biết về lễ tân khách sạn

Làm lễ tân ở các khách sạn cao cấp đang trở thành xu hướng và ước mơ nghề nghiệp của nhiều bạn trẻ hiện nay. Với môi trường làm việc chuyên nghiệp, còn được tiếp xúc với nhiều nền văn hóa, đây hứa hẹn là một nghề nghiệp có tính cạnh tranh cao. Để bước chân vào nghề lễ tân khách sạn cũng cần phải trang bị nhiều kiến thức cho bản thân.

1. Nghề lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân là bộ phận những nhân viên làm việc tại khu vực tiền sảnh của khách sạn. Các lễ tân khách sạn có những nhiệm vụ chính là: trả lời điện thoại của các khách hàng gọi đến khách sạn, chào, đón khách, thực hiện các thủ tục nhận phòng và trả phòng của khách (check in - check out), giải đáp các thắc mắc hay yêu cầu của khách hàng trong suốt thời gian họ lưu trú tại khách sạn, giới thiệu và quảng bá hình ảnh của khách sạn đến với khách hàng.  

2. Các công việc cụ thể của lễ tân khách sạn

Làm thủ tục nhận phòng (Check in) cho khách

  • Lễ tân cần nắm được danh sách đặt phòng và các thông tin cần thiết của khách hàng đặt phòng, liên lạc với bộ phận buồng phòng để đảm bảo có phòng trống, ghi chú những yêu cầu phòng đặc biệt như phòng VIP, phòng honey moon,...

  • Khi khách đến nhận phòng, lễ tân cần thực hiện đúng và đầy đủ quy trình nhận phòng (check in) theo quy chuẩn của khách sạn, xác nhận thông tin đặt phòng theo tên khách hàng, yêu cầu khách để lại chứng minh thư hoặc hộ chiếu để đảm bảo thông tin, đặt cọc tiền phòng và giao chìa khóa phòng.

  • Sắp xếp chứng minh thư/hộ chiếu của khách theo số phòng hoặc đánh dấu để tránh trả nhầm. Khai báo tạm trú và hoàn thành hồ sơ khách hàng.

Đáp ứng các yêu cầu trong thời gian khách tạm trú

  • Cung cấp các thông tin về các sự kiện địa phương tổ chức gần khách sạn, các địa điểm tham quan, du lịch nổi tiếng của địa phương, bản đồ, số điện thoại, địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán, các địa điểm ăn uống và giá cả,...

  • Giữ hộ chìa khóa cho khách khi khách ra ngoài

  • Tiếp nhận các cuộc gọi đến và gọi đi của khách

  • Bảo quản tư trang, hành lý mà khách ký gửi

  • Nhận, gửi bưu phẩm, thư từ cho khách

  • Hỗ trợ đặt xe, vé máy bay, tàu hỏa,...

  • Xác nhận và phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các yêu cầu thay đổi hoặc chuyển phòng của khách

  • Phối hợp với chăm sóc khách hàng để giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách về khách sạn. 

Giới thiệu, cung cấp các dịch vụ du lịch, giải trí

  • Giới thiệu, cung cấp thông tin về các dịch vụ của khách sạn như ăn uống, spa, gym, karaoke,...

  • Giới thiệu, tư vấn các dịch vụ liên kết như thuê xe, đặt tour, đặt vé tham quan, đồ lưu niệm, quà đặc sản,...

Thực hiện thủ tục trả phòng (check out) cho khách

  • Liên hệ với các bộ phận để ghi nhận phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng

  • Thực hiện thủ tục trả phòng theo quy chuẩn của khách sạn, nhận lại chìa khóa, thẻ phòng của khách, liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra và dọn phòng, hỏi ý kiến khách hàng đánh giá các dịch vụ của khách sạn trong thời gian lưu trú, thông báo tiền phòng và trả lại chứng minh thư hoặc hộ chiếu cho khách. 

Các công việc khác

  • Lưu giữ hồ sơ của khách hàng

  • Cập nhật tình trạng phòng sau khi khách check out

  • Ghi lại các thông tin quan trọng trong ca làm việc, các yêu cầu của khách để bàn giao cho ca sau thực hiện

  • Bàn giao đồ đạc, tiền két cho lễ tân ca sau

  • Báo cáo tình hình, phản hồi các thông tin cần thiết trong các cuộc họp bộ phận

  • Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ đúng với yêu cầu công việc

  • Hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên mới, thực tập theo phân công quản lý của cấp trên.

3. Những yêu cầu cần phải đáp ứng để trở thành một lễ tân khách sạn

Hoạt động kinh doanh của khách sạn có diễn ra thuận lợi và có hiệu quả hay không, phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ lễ tân. Đây được coi như là “gương mặt đại diện” cho khách sạn, những người đầu tiên và trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, quyết định đến sự hài lòng của khách hàng với các dịch vụ của khách sạn. 

Vì vậy, để trở thành một lễ tân giỏi, được nhiều khách sạn cao cấp cân nhắc và tuyển dụng, thì các ứng viên phải đáp ứng được các yêu cầu chung sau:

Trình độ ngoại ngữ tốt

Đặc thù công việc của lễ tân là phải thường xuyên tiếp xúc với khách nước ngoài. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên cho các lễ tân khách sạn đó là phải có trình độ về ngoại ngữ. Ngoài tiếng mẹ đẻ ra, các ứng viên phải thành thạo hoặc giao tiếp ở mức cơ bản một ngoại ngữ khác. Hiện nay, ngoại ngữ được ưu tiên nhất khi tuyển dụng nhân viên lễ tân vẫn là tiếng Anh, nhưng bên cạnh đó, cũng có nhiều khách sạn yêu cầu lễ tân biết tiếng Trung Quốc, Nhật, Hàn,...tùy theo đối tượng khách hàng chủ yếu của khách sạn. 

Đối với một số khách sạn 4 hoặc 5 sao trở lên, nhân viên lễ tân còn phải biết hoặc thành thạo 2 ngoại ngữ ngoài tiếng mẹ đẻ, một trong số đó là tiếng Anh và một ngoại ngữ khác, 

Ngoại hình và thể chất

Được coi như là “gương mặt đại diện” của khách sạn, các lễ tân phải có một ngoại hình sạch sẽ, gọn gàng và ưa nhìn là một điểm cộng. Chẳng thế mà các khách sạn lớn đều có những bộ đồng phục cho nhân viên lễ tân kèm theo những quy định về cách ăn mặc, trang điểm và kiểu tóc của lễ tân. Cùng với đó, hãy luôn giữ một nét mặt rạng ngời và nụ cười tươi tắn trên môi, nhất định sẽ tạo thiện cảm với người đối diện. 

Tuy nhiên, ngoại hình cũng chỉ là điều kiện cần, còn điều kiện đủ để nhiều khách sạn tuyển dụng nhân viên lễ tân còn phụ thuộc vào nhiều yêu cầu khác như về thái độ, tác phong làm việc, kỹ năng, kiến thức chuyên môn,...Ngoài ra, sức khỏe cũng là yêu cầu với các nhân viên lễ tân để đảm bảo cho công việc được hiệu quả.

Trình độ chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ tốt

Đối với lễ tân, kỹ năng giao tiếp là yêu cầu đầu tiên cần phải đáp ứng. Nhân viên lễ tân cần có một giọng nói truyền cảm, lưu loát, rõ ràng, có sức thuyết phục và tạo thiện cảm được với người đối diện. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân phải thành thạo các quy trình và kỹ năng nghiệp vụ theo đúng tiêu chuẩn nghề nghiệp. Nhờ đó, nhân viên lễ tân có thể đáp ứng được mọi yêu cầu cũng như giải đáp thắc mắc một cách chu đáo cho khách hàng về bất kỳ vấn đề nào của khách sạn, tạo một tác phong và hình ảnh làm việc chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

Ngoài các kỹ năng chuyên môn, nhân viên lễ tân còn cần phải có vốn am hiểu rộng về nhiều lĩnh vực như tôn giáo, lễ nghi, kế toán, sale, văn phòng,..., cùng với đó là nắm rõ được các địa điểm tham quan, danh lam thắng cảnh, địa chỉ ăn uống, giải trí có ở địa phương để giới thiệu và tư vấn cho khách hàng. 

Thái độ phù hợp

Nhân viên lễ tân là những người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc và trao đổi thông tin khi đến một khách sạn. Vì vậy, lễ tân luôn phải giữ một thái độ hòa nhã, tận tình, cởi mở với những thắc mắc của khách hàng. Sẽ chẳng có khách hàng nào đề cao một khách sạn mà có lễ tân hách dịch hay chậm chạp cả. Nhân viên lễ tân cũng cần phải có sự khéo léo và cách ứng biến nhanh với mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Tinh thần trách nhiệm cao với công việc

Nhân viên lễ tân khách sạn luôn phải có sẵn phẩm chất siêng năng và có trách nhiệm với công việc. Công việc lễ tân tưởng chừng như rất nhẹ nhàng khi chỉ phải trao đổi thông tin với khách hàng, nhưng lại là công việc quan trọng và quyết định đến 80% việc khách hàng có quyết định sử dụng dịch vụ của khách sạn hay không. Vì vậy, tinh thần trách nhiệm phải được đề cao với công việc lễ tân để tạo hình ảnh đẹp trong mắt du khách.

Hy vọng thông qua bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu hơn về công việc lễ tân của khách sạn. Nếu như đang nuôi ước mơ trở thành một lễ tân khách sạn cao cấp và chuyên nghiệp thì hãy tự trau dồi và tu luyện các kỹ năng theo các tiêu chí trên nhé! 

 

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Là một chuyên viên tư vấn tuyển dụng, tôi luôn hướng đến những giá trị tốt đẹp nhất. Tôi tin rằng, những bài viết về bí quyết tìm việc, bộ câu hỏi phỏng vấn, cách phát triển kỹ năng...sẽ giúp ứng viên nhanh chóng tìm được công việc phù hợp, giúp cho nhà tuyển dụng tìm được nhân tài.

Có thể bạn sẽ thích

Tổng hợp 23 câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng

Tổng hợp 23 câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng

Bạn đang mong muốn tìm kiếm vị trí công việc nhân viên chăm sóc khách hàng, tuy nhiên bạn không biết các câu hỏi thường gặp tại vị trí công việc này. Dưới đây là tổng hợp 23 câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng cực độc đáo dành cho bạn.

Xem thêm

31/12/2018

Các ngành học hot nhất hiện nay không lo thất nghiệp sau khi ra trường

Các ngành học hot nhất hiện nay không lo thất nghiệp sau khi ra trường

“Em là học sinh lớp 12, đang gấp rút ôn tập để chuẩn bị cho kỳ thi đại học sắp tới. Bạn bè em đều có ý định chọn trường đại học để nộp hồ sơ rồi, riêng em thì vẫn còn đang băn khoăn lắm, em muốn học ngành nào đó để sau này ra trường không lo bị thất nghiệp. Bố mẹ em đều là nông dân, không có mối quan hệ rộng rãi cũng không hiểu biết nhiều về xã hội nên không thể định hướng cho em” - Đây là 1 trong hàng ngàn nỗi lo của những bạn học sinh đứng trước ngưỡng cửa tìm ngành nghề phù hợp. Hôm nay, hãy cùng Canavi tìm hiểu kỹ hơn về các ngành học hot nhất hiện nay bạn nhé!

Xem thêm

28/12/2018

TOP 4 ngành học HOT hiện nay nhất định bạn phải biết

TOP 4 ngành học HOT hiện nay nhất định bạn phải biết

Theo học ngành gì, làm nghề gì không chỉ là nỗi trăn trở lớn của các bạn trẻ mà còn là nỗi lo của các bậc phụ huynh. Để có được 1 công việc phù hợp, không chỉ cần chọn đúng nghề, đúng năng lực mà còn phải dựa vào nhu cầu xã hội cũng như tuổi thọ ngành nghề. Vậy đâu là những ngành học hot hiện nay mà bạn nên theo đuổi? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây:

Xem thêm

28/12/2018

TỔNG HỢP các ngành học HOT trong tương lai ra trường không lo thất nghiệp

TỔNG HỢP các ngành học HOT trong tương lai ra trường không lo thất nghiệp

Chắc hẳn, đối với những bạn trẻ và các bậc phụ huynh trong thời đại ngày nay, việc lựa chọn ngành nghề phù hợp, không sợ bị thất nghiệp sau khi ra trường với mức lương ổn định vẫn luôn là ưu tiên hàng đầu. Những cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng, tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đại học ra trường thất nghiệp rất cao. Điều này cho thấy, học đại học hay học nghề không hề quan trọng, quan trọng là bạn phải tìm được ngành nghề phù hợp với xu hướng và nhu cầu chung của thị trường. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin liệt kê ra các ngành học hot trong tương lai để các bạn trẻ tham khảo

Xem thêm

28/12/2018

Cách thỏa thuận lương với nhà tuyển dụng trong thời kỳ kinh tế khó khăn

Cách thỏa thuận lương với nhà tuyển dụng trong thời kỳ kinh tế khó khăn

Tình hình kinh tế có nhiều biến động, tìm được 1 công việc phù hợp với bản thân không hề dễ dàng, nhiều ứng viên tỏ ra ngần ngại, không dám thương lượng lương với nhà tuyển dụng. Điều này khiến họ bơ vơ, mãi không tìm được công việc tốt. Thực ra, trong thời điểm “nhạy cảm” này, bạn hoàn toàn có thể đạt được mức lương mong muốn nếu biết cách thỏa thuận lương với nhà tuyển dụng được nhắc tới trong bài viết dưới đây:

Xem thêm

28/12/2018

Nhảy việc tốt hay xấu cho công việc của bạn?

Nhảy việc tốt hay xấu cho công việc của bạn?

Bạn mới làm việc được một thời gian ngắn và đang băn khoăn không biết có nên nhảy việc hay không. Bạn là một nhân viên làm việc lâu năm tại công ty và đang lưỡng lự không biết nhảy việc có tốt không. Dưới đây, Canavi xin chia sẻ với bạn về vấn đề nhảy việc tốt hay xấu cho công việc của bạn.

Xem thêm

28/12/2018

Những lý do khiến nhảy việc nhiều trở thành “xu hướng” của giới trẻ

Những lý do khiến nhảy việc nhiều trở thành “xu hướng” của giới trẻ

Đầu tư vào con người, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, mức lương không quá tồi nhưng các công ty vẫn không hiểu vì sao nhân viên thường xuyên “nhảy việc”. Phải chăng, nhảy việc nhiều đã trở thành xu hướng của người trẻ, lý do là gì? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây bạn nhé!

Xem thêm

28/12/2018

Chuyên gia giải đáp: Có nên nhảy việc vì lương?

Chuyên gia giải đáp: Có nên nhảy việc vì lương?

Một bài báo từng viết rằng: “Làm việc tại công ty quá 2 năm thì tổng thu nhập của bạn sẽ bị giảm 50% trong vòng 10 năm tới” Vậy phải chăng chúng ta nên nhảy việc để có 1 mức lương xứng đáng hơn? Tuy nhiên điều này chỉ đúng với điều kiện bạn là 1 nhân viên có năng lực. Hôm nay, hãy cùng Canavi thảo luận về vấn đề có nên nhảy việc vì lương không bạn nhé!

Xem thêm

28/12/2018

Kỹ năng mềm trong cuộc sống mà ứng viên nên ghi trong CV xin việc

Kỹ năng mềm trong cuộc sống mà ứng viên nên ghi trong CV xin việc

Bạn đang mong muốn tìm kiếm một công việc phù hợp và nhưng chưa biết cách viết kỹ năng mềm nào trong CV xin việc để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Dưới đây là chia sẻ của Canavi về kỹ năng mềm trong cuộc sống mà ứng viên nên ghi trong CV xin việc để ghi điểm với người tuyển dụng.

Xem thêm

27/12/2018

Top 5 ngành học đang hot hiện nay ở Việt Nam

Top 5 ngành học đang hot hiện nay ở Việt Nam

Nghề nghiệp luôn là vấn đề khiến nhiều bạn học sinh, sinh viên và các bậc phụ huynh quan tâm. Trước khi quyết định lựa chọn một ngành nghề cho con cái hay chính mình thì bạn đọc nên tham khảo các ngành học đang hot hiện nay, thậm chí trở thành xu hướng việc làm trong những năm tới ở Việt Nam.

Xem thêm

27/12/2018