blog banner canavi blog banner canavi

Trước khi vào nghề, đây là những điều cần biết về lễ tân khách sạn

Làm lễ tân ở các khách sạn cao cấp đang trở thành xu hướng và ước mơ nghề nghiệp của nhiều bạn trẻ hiện nay. Với môi trường làm việc chuyên nghiệp, còn được tiếp xúc với nhiều nền văn hóa, đây hứa hẹn là một nghề nghiệp có tính cạnh tranh cao. Để bước chân vào nghề lễ tân khách sạn cũng cần phải trang bị nhiều kiến thức cho bản thân.

1. Nghề lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân là bộ phận những nhân viên làm việc tại khu vực tiền sảnh của khách sạn. Các lễ tân khách sạn có những nhiệm vụ chính là: trả lời điện thoại của các khách hàng gọi đến khách sạn, chào, đón khách, thực hiện các thủ tục nhận phòng và trả phòng của khách (check in - check out), giải đáp các thắc mắc hay yêu cầu của khách hàng trong suốt thời gian họ lưu trú tại khách sạn, giới thiệu và quảng bá hình ảnh của khách sạn đến với khách hàng.  

2. Các công việc cụ thể của lễ tân khách sạn

Làm thủ tục nhận phòng (Check in) cho khách

  • Lễ tân cần nắm được danh sách đặt phòng và các thông tin cần thiết của khách hàng đặt phòng, liên lạc với bộ phận buồng phòng để đảm bảo có phòng trống, ghi chú những yêu cầu phòng đặc biệt như phòng VIP, phòng honey moon,...

  • Khi khách đến nhận phòng, lễ tân cần thực hiện đúng và đầy đủ quy trình nhận phòng (check in) theo quy chuẩn của khách sạn, xác nhận thông tin đặt phòng theo tên khách hàng, yêu cầu khách để lại chứng minh thư hoặc hộ chiếu để đảm bảo thông tin, đặt cọc tiền phòng và giao chìa khóa phòng.

  • Sắp xếp chứng minh thư/hộ chiếu của khách theo số phòng hoặc đánh dấu để tránh trả nhầm. Khai báo tạm trú và hoàn thành hồ sơ khách hàng.

Đáp ứng các yêu cầu trong thời gian khách tạm trú

  • Cung cấp các thông tin về các sự kiện địa phương tổ chức gần khách sạn, các địa điểm tham quan, du lịch nổi tiếng của địa phương, bản đồ, số điện thoại, địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán, các địa điểm ăn uống và giá cả,...

  • Giữ hộ chìa khóa cho khách khi khách ra ngoài

  • Tiếp nhận các cuộc gọi đến và gọi đi của khách

  • Bảo quản tư trang, hành lý mà khách ký gửi

  • Nhận, gửi bưu phẩm, thư từ cho khách

  • Hỗ trợ đặt xe, vé máy bay, tàu hỏa,...

  • Xác nhận và phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các yêu cầu thay đổi hoặc chuyển phòng của khách

  • Phối hợp với chăm sóc khách hàng để giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách về khách sạn. 

Giới thiệu, cung cấp các dịch vụ du lịch, giải trí

  • Giới thiệu, cung cấp thông tin về các dịch vụ của khách sạn như ăn uống, spa, gym, karaoke,...

  • Giới thiệu, tư vấn các dịch vụ liên kết như thuê xe, đặt tour, đặt vé tham quan, đồ lưu niệm, quà đặc sản,...

Thực hiện thủ tục trả phòng (check out) cho khách

  • Liên hệ với các bộ phận để ghi nhận phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng

  • Thực hiện thủ tục trả phòng theo quy chuẩn của khách sạn, nhận lại chìa khóa, thẻ phòng của khách, liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra và dọn phòng, hỏi ý kiến khách hàng đánh giá các dịch vụ của khách sạn trong thời gian lưu trú, thông báo tiền phòng và trả lại chứng minh thư hoặc hộ chiếu cho khách. 

Các công việc khác

  • Lưu giữ hồ sơ của khách hàng

  • Cập nhật tình trạng phòng sau khi khách check out

  • Ghi lại các thông tin quan trọng trong ca làm việc, các yêu cầu của khách để bàn giao cho ca sau thực hiện

  • Bàn giao đồ đạc, tiền két cho lễ tân ca sau

  • Báo cáo tình hình, phản hồi các thông tin cần thiết trong các cuộc họp bộ phận

  • Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ đúng với yêu cầu công việc

  • Hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên mới, thực tập theo phân công quản lý của cấp trên.

3. Những yêu cầu cần phải đáp ứng để trở thành một lễ tân khách sạn

Hoạt động kinh doanh của khách sạn có diễn ra thuận lợi và có hiệu quả hay không, phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ lễ tân. Đây được coi như là “gương mặt đại diện” cho khách sạn, những người đầu tiên và trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, quyết định đến sự hài lòng của khách hàng với các dịch vụ của khách sạn. 

Vì vậy, để trở thành một lễ tân giỏi, được nhiều khách sạn cao cấp cân nhắc và tuyển dụng, thì các ứng viên phải đáp ứng được các yêu cầu chung sau:

Trình độ ngoại ngữ tốt

Đặc thù công việc của lễ tân là phải thường xuyên tiếp xúc với khách nước ngoài. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên cho các lễ tân khách sạn đó là phải có trình độ về ngoại ngữ. Ngoài tiếng mẹ đẻ ra, các ứng viên phải thành thạo hoặc giao tiếp ở mức cơ bản một ngoại ngữ khác. Hiện nay, ngoại ngữ được ưu tiên nhất khi tuyển dụng nhân viên lễ tân vẫn là tiếng Anh, nhưng bên cạnh đó, cũng có nhiều khách sạn yêu cầu lễ tân biết tiếng Trung Quốc, Nhật, Hàn,...tùy theo đối tượng khách hàng chủ yếu của khách sạn. 

Đối với một số khách sạn 4 hoặc 5 sao trở lên, nhân viên lễ tân còn phải biết hoặc thành thạo 2 ngoại ngữ ngoài tiếng mẹ đẻ, một trong số đó là tiếng Anh và một ngoại ngữ khác, 

Ngoại hình và thể chất

Được coi như là “gương mặt đại diện” của khách sạn, các lễ tân phải có một ngoại hình sạch sẽ, gọn gàng và ưa nhìn là một điểm cộng. Chẳng thế mà các khách sạn lớn đều có những bộ đồng phục cho nhân viên lễ tân kèm theo những quy định về cách ăn mặc, trang điểm và kiểu tóc của lễ tân. Cùng với đó, hãy luôn giữ một nét mặt rạng ngời và nụ cười tươi tắn trên môi, nhất định sẽ tạo thiện cảm với người đối diện. 

Tuy nhiên, ngoại hình cũng chỉ là điều kiện cần, còn điều kiện đủ để nhiều khách sạn tuyển dụng nhân viên lễ tân còn phụ thuộc vào nhiều yêu cầu khác như về thái độ, tác phong làm việc, kỹ năng, kiến thức chuyên môn,...Ngoài ra, sức khỏe cũng là yêu cầu với các nhân viên lễ tân để đảm bảo cho công việc được hiệu quả.

Trình độ chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ tốt

Đối với lễ tân, kỹ năng giao tiếp là yêu cầu đầu tiên cần phải đáp ứng. Nhân viên lễ tân cần có một giọng nói truyền cảm, lưu loát, rõ ràng, có sức thuyết phục và tạo thiện cảm được với người đối diện. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân phải thành thạo các quy trình và kỹ năng nghiệp vụ theo đúng tiêu chuẩn nghề nghiệp. Nhờ đó, nhân viên lễ tân có thể đáp ứng được mọi yêu cầu cũng như giải đáp thắc mắc một cách chu đáo cho khách hàng về bất kỳ vấn đề nào của khách sạn, tạo một tác phong và hình ảnh làm việc chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

Ngoài các kỹ năng chuyên môn, nhân viên lễ tân còn cần phải có vốn am hiểu rộng về nhiều lĩnh vực như tôn giáo, lễ nghi, kế toán, sale, văn phòng,..., cùng với đó là nắm rõ được các địa điểm tham quan, danh lam thắng cảnh, địa chỉ ăn uống, giải trí có ở địa phương để giới thiệu và tư vấn cho khách hàng. 

Thái độ phù hợp

Nhân viên lễ tân là những người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc và trao đổi thông tin khi đến một khách sạn. Vì vậy, lễ tân luôn phải giữ một thái độ hòa nhã, tận tình, cởi mở với những thắc mắc của khách hàng. Sẽ chẳng có khách hàng nào đề cao một khách sạn mà có lễ tân hách dịch hay chậm chạp cả. Nhân viên lễ tân cũng cần phải có sự khéo léo và cách ứng biến nhanh với mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Tinh thần trách nhiệm cao với công việc

Nhân viên lễ tân khách sạn luôn phải có sẵn phẩm chất siêng năng và có trách nhiệm với công việc. Công việc lễ tân tưởng chừng như rất nhẹ nhàng khi chỉ phải trao đổi thông tin với khách hàng, nhưng lại là công việc quan trọng và quyết định đến 80% việc khách hàng có quyết định sử dụng dịch vụ của khách sạn hay không. Vì vậy, tinh thần trách nhiệm phải được đề cao với công việc lễ tân để tạo hình ảnh đẹp trong mắt du khách.

Hy vọng thông qua bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu hơn về công việc lễ tân của khách sạn. Nếu như đang nuôi ước mơ trở thành một lễ tân khách sạn cao cấp và chuyên nghiệp thì hãy tự trau dồi và tu luyện các kỹ năng theo các tiêu chí trên nhé! 

 

About the Author:

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Là một chuyên viên tư vấn tuyển dụng, tôi luôn hướng đến những giá trị tốt đẹp nhất. Tôi tin rằng, những bài viết về bí quyết tìm việc, bộ câu hỏi phỏng vấn, cách phát triển kỹ năng...sẽ giúp ứng viên nhanh chóng tìm được công việc phù hợp, giúp cho nhà tuyển dụng tìm được nhân tài.

Có thể bạn sẽ thích

Trúng tuyển lễ tân khách sạn HCM cần chú ý điều gì?

Trúng tuyển lễ tân khách sạn HCM cần chú ý điều gì?

Khi trúng tuyển lễ tân khách sạn HCM, bạn cần chú ý điều gì? Sau đây là giải đáp của các chuyên gia của Canavi.com về những lưu ý khi trúng tuyển lễ tân khách sạn tại TP.HCM dành cho các bạn ứng viên. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Xem thêm

08/7/2019

Cách vượt qua câu hỏi tình huống khi ứng tuyển lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Cách vượt qua câu hỏi tình huống khi ứng tuyển lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Khi ứng tuyển lễ tân khách sạn Đà Nẵng, bạn có thể được người phỏng vấn hỏi các câu hỏi xử lý tình huống phổ biến khi làm lễ tân khách sạn để đánh giá về kỹ năng xử lý vấn đề. Vậy cách vượt qua các câu hỏi này như thế nào? Giải đáp của Canavi trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn.

Xem thêm

06/7/2019

Dự đoán nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Dự đoán nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng

Đà Nẵng luôn là địa điểm du lịch nổi tiếng được nhiều du khách trong nước và quốc tế lựa chọn. Vậy nhu cầu tuyển dụng lễ tân khách sạn Đà Nẵng như thế nào? Bài viết sau đây là dự đoán của các chuyên gia Canavi về nhu cầu tuyển dụng vị trí này tại Đà Nẵng. Cùng đón xem.

Xem thêm

04/7/2019

Những yêu cầu khắt khe của một lễ tân chuyên nghiệp

Những yêu cầu khắt khe của một lễ tân chuyên nghiệp

Hiện nay, lễ tân đang trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu đối với bất kì một tổ chức hay doanh nghiệp nào. Quá trình tuyển dụng và đào tạo bộ phận lễ tân cũng được các tổ chức, doanh nghiệp chú trọng để đáp ứng dịch vụ phục vụ của mình được hiệu quả. 

Xem thêm

04/7/2019

Tương lai tươi sáng khi ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Vũng Tàu

Tương lai tươi sáng khi ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Vũng Tàu

Được mệnh danh là một nghề nghiệp hấp dẫn, lễ tân khách sạn tại Vũng Tàu luôn được nhiều bạn trẻ săn đón ứng tuyển. Bài viết sau đây của Canavi sẽ tiết lộ về tương lai tươi sáng khi bạn ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Vũng Tàu. Cùng đón đọc ngay.

Xem thêm

03/7/2019

Các quy tắc cơ bản của nghề lễ tân ngoại giao

Các quy tắc cơ bản của nghề lễ tân ngoại giao

Tuy không được coi như là một bộ phận thiết yếu trong hoạt động đối ngoại, nhưng lễ tân ngoại giao lại là công việc quan trọng để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao được diễn ra thuận lợi và hiệu quả. 

Xem thêm

02/7/2019

Có khó khăn gì khi ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Nha Trang?

Có khó khăn gì khi ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Nha Trang?

Nha Trang là địa điểm du lịch nổi tiếng và hấp dẫn. Vậy ứng tuyển lễ tân khách sạn tại Nha Trang sẽ gặp những khó khăn gì cho các ứng viên. Bài viết sau đây của Canavi sẽ giúp bạn hiểu rõ về những khó khăn khi ứng tuyển vị trí này.

Xem thêm

02/7/2019

Trước khi vào nghề, đây là những điều cần biết về lễ tân khách sạn

Trước khi vào nghề, đây là những điều cần biết về lễ tân khách sạn

Làm lễ tân ở các khách sạn cao cấp đang trở thành xu hướng và ước mơ nghề nghiệp của nhiều bạn trẻ hiện nay. Với môi trường làm việc chuyên nghiệp, còn được tiếp xúc với nhiều nền văn hóa, đây hứa hẹn là một nghề nghiệp có tính cạnh tranh cao. Để bước chân vào nghề lễ tân khách sạn cũng cần phải trang bị nhiều kiến thức cho bản thân.

Xem thêm

01/7/2019

Nhà tuyển dụng lễ tân khách sạn tại Hà Nội hướng dẫn cách làm hồ sơ xin việc

Nhà tuyển dụng lễ tân khách sạn tại Hà Nội hướng dẫn cách làm hồ sơ xin việc

Làm cách nào để có hồ sơ xin việc ấn tượng, ghi điểm với nhà tuyển dụng khi ứng tuyển lễ tân khách sạn? Sau đây là hướng dẫn cách làm hồ sơ xin việc từ nhà tuyển dụng lễ tân khách sạn tại Hà Nội. Cùng tìm hiểu ngay.

Xem thêm

29/6/2019

Chia sẻ gây sốc của nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ

Chia sẻ gây sốc của nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ

Trong cuốn hồi ký của Jacob Tomsky - nhà tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn người Mỹ nổi tiếng có viết, bạn sẽ phải trả giá đắt nếu khiến lễ tân khách sạn khó chịu. Đó là gì? Sau đây là bài viết chi tiết về bài học đắt giá cho các khách hàng khiến lễ tân khách sạn bực bội. Tìm hiểu ngay.

Xem thêm

29/6/2019